Hoe lang mag je een assessment bewaren?

2 uur geleden 0 weergaven

Hoe lang je een assessment mag bewaren hangt af van de status van de kandidaat op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming. Niet-aangenomen sollicitanten hebben een bewaartermijn van vier weken, tenzij er toestemming is voor een jaar. Aangenomen medewerkers behouden hun gegevens gedurende twee jaar na beëindiging van het dienstverband in het personeelsdossier.

Reactie 0 vind-ik-leuks

Misschien wil je dit ook vragen?Meer

Hoe lang mag je een assessment bewaren?: Sollicitant vs medewerker termijn

Het bewaren van assessmentgegevens brengt specifieke regels met zich mee voor zowel sollicitanten als medewerkers. Zorg dat je op de hoogte bent van de wettelijke termijnen om privacyrisico's en boetes effectief te voorkomen.

Hoe lang mag je een assessment bewaren volgens de wet?

Het bewaren van assessmentgegevens roept bij veel HR-professionals en werkgevers vragen op vanwege strikte privacywetgeving. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hanteert als uitgangspunt dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Voor werknemers die in dienst treden, geldt op basis van arbeidsrechtelijke regelgeving doorgaans een standaard assessmentgegevens bewaren termijn van twee jaar na het beëindigen van het dienstverband. ^[1] Toch is de werkelijkheid minder eenduidig, omdat de aard van het assessment en het doel van de gegevens een grote rol spelen bij het bepalen van de juiste termijn.

Verschil in bewaartermijn tussen sollicitanten en medewerkers

De status van de kandidaat bepaalt voor een groot deel hoe lang je de gegevens mag opslaan. Als een sollicitant na een assessment niet wordt aangenomen, vervallen de gegevens al snel. Volgens de richtlijnen moet je deze sollicitatie assessment bewaren regels strikt naleven en resultaten uiterlijk vier weken na het afronden van de procedure verwijderen.^[2] Alleen wanneer de kandidaat hier expliciet toestemming voor geeft, mag je de gegevens langer bewaren - meestal tot maximaal een jaar voor een eventuele talentpool. Voor medewerkers die wel worden aangenomen, verschuiven de resultaten naar het personeelsdossier, waar ze gedurende en na het dienstverband onder strikte voorwaarden worden bewaard.

Waarom specifieke assessments soms langer bewaard blijven

Voor bepaalde typen onderzoeken, zoals TMA-assessments die gebruikt worden voor duurzame loopbaanontwikkeling en talentmanagement, gelden vaak andere afwegingen. ^[3] Omdat deze gegevens waardevol blijven voor de interne mobiliteit en professionele groei van een medewerker, gelden er specifieke afspraken voor hoe lang assessment bewaren personeelsdossier logisch is binnen uw organisatie. Dat gezegd hebbende, draait het altijd om de vraag of de gegevens nog een legitiem doel dienen binnen de organisatie. Zodra dat doel vervalt, moet je als werkgever overgaan tot vernietiging om boetes en juridische risicos te vermijden.

Juridische risico's en het belang van een goed bewaarbeleid

Het te lang of juist te vroeg vernietigen van assessmentdata brengt aanzienlijke risicos met zich mee. Bewaar je gegevens te lang, dan overtreed je de bewaartermijn assessment avg, wat kan leiden tot forse handhaving. Aan de andere kant kun je in de problemen komen bij personeelsbeslissingen of arbeidsconflicten als je noodzakelijke onderbouwing te vroeg vernietigt. Het is daarom cruciaal om een helder intern bewaarschema op te stellen en te documenteren waarom bepaalde gegevens langer nodig zijn. Transparantie naar medewerkers toe over deze termijnen hoort hier eveneens standaard bij.

Overzicht van bewaartermijnen per type assessmentdata

De termijn die je aanhoudt voor het bewaren van assessmentgegevens hangt volledig af van de fase waarin de betrokkene zich bevindt en het doel van de gegevens.

Niet-aangenomen sollicitanten

- Maximaal vier weken na afronding van de selectieprocedure

- Afhandeling sollicitatie en eventuele talentpoolopbouw

- Tot maximaal een jaar, uitsluitend met actieve en schriftelijke toestemming van de kandidaat

Basis-assessmentdata medewerkers

- Minimaal twee jaar na de beëindiging van het dienstverband

- Onderbouwing van personeelsbeslissingen en administratieve nazorg

- Arbeidsrechtelijke regelgeving en algemene richtlijnen voor personeelsdossiers

Loopbaan- en TMA-assessmentgegevens ⭐

- Vaak vijf jaar na uitdiensttreding of gedurende de actieve loopbaanontwikkeling

- Ondersteuning van persoonlijke groei, coaching en functioneringstrajecten

- Relevante waarde voor talentmanagement en interne mobiliteit

Waar sollicitatiegegevens direct na vier weken moeten verdwijnen, genieten aangenomen medewerkers en hun ontwikkelingsdossiers een langere bewaarhorizon. Het nauwkeurig scheiden van deze categorieën voorkomt dat je onbewust de privacywetgeving overtreedt.

Wilt u naast assessments ook meer weten over andere hr-documenten? Lees dan direct Hoe lang kun je HR documenten bewaren?.

De AVG-uitdaging van HR-manager Lisa bij een middelgroot uitzendbureau

Lisa liep tegen een flinke uitdaging aan toen bleek dat haar team TMA-assessmentrapportages van sollicitatieprocedures doodleuk drie jaar lang liet rondslingeren in een digitale map, ook van kandidaten die nooit waren aangenomen.

Eerste poging: Ze probeerde handmatig alles op te schonen, maar miste een duidelijk overzicht en liep vast in de complexiteit van wie wel of geen toestemming had gegeven voor een talentpool.

Na een grondige herstructurering en het instellen van automatische meldingen in de HR-software, werd de termijn voor afgewezen kandidaten strak op vier weken gezet, terwijl de gegevens van actieve krachten netjes werden gekoppeld aan de wettelijke termijnen.

Binnen een maand was het systeem volledig compliant, daalden de risico's op boetes aanzienlijk en wist het team precies welke documenten na uitdiensttreding na twee of vijf jaar mochten worden gewist.

Andere vragen

Hoe lang mag je een TMA-assessment bewaren voor een werknemer?

Voor medewerkers in dienst geldt doorgaans een bewaartermijn van twee tot vijf jaar na het beëindigen van het dienstverband. Omdat TMA-resultaten waardevol zijn voor loopbaanontwikkeling, kiezen organisaties er soms voor om deze specifieke gegevens langer in het ontwikkelingsdossier te houden, mits dit goed is onderbouwd.

Wat gebeurt er met assessmentgegevens als een sollicitant niet wordt aangenomen?

In dat geval moet je de assessmentresultaten, cv's en gespreksnotities binnen vier weken na de afwijzing verwijderen. Je mag deze termijn alleen verlengen tot maximaal een jaar als de kandidaat daar actief schriftelijke toestemming voor geeft.

Mag een werknemer vragen om eerdere assessmentresultaten te vernietigen?

Ja, een werknemer kan op basis van de AVG een verzoek tot databewaring of verwijdering indienen. Als er echter een zwaarwegend arbeidsrechtelijk belang of een wettelijke plicht is om de gegevens te bewaren, mag de organisatie dat verzoek tijdelijk weigeren.

Belangrijke bulletpoints

Hanteer de vierwekenregel voor afgewezen sollicitanten

Verwijder assessmentdata van niet-aangenomen kandidaten binnen vier weken, tenzij er actieve toestemming is voor een langere bewaartermijn.

Houd twee tot vijf jaar aan na uitdiensttreding

Voor medewerkers in dienst geldt op grond van arbeidsrechtelijke normen een algemene bewaartermijn van minimaal twee jaar tot maximaal vijf jaar voor specifieke dossieronderdelen.

Documenteer je bewaarbeleid zorgvuldig

Zorg voor een helder intern schema en automatische meldingen om te voldoen aan de documentatieplicht van de AVG.