Hoe lang kun je HR documenten bewaren?

HR-Documenten: Hoelang Moet U Ze Nu Echt Bewaren? Vermijd Boetes en Bescherm Uw Organisatie

De berg papierwerk op de HR-afdeling kan soms overweldigend aanvoelen. Van sollicitatiebrieven tot loonstroken, er stroomt een constante stroom documenten door. Een cruciale vraag die vaak opkomt, is: hoelang moeten we deze HR-documenten nu eigenlijk bewaren? Het antwoord is niet altijd zwart-wit, maar een goede richtlijn helpt u bij het naleven van de wet en het beschermen van uw organisatie.

De Fiscale Bewaarplicht: Een Cruciale Factor

Vaak wordt de bewaartermijn van HR-documenten gekoppeld aan de fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat u relevante documenten met betrekking tot de personeelsadministratie zeven jaar na het einde van het dienstverband moet bewaren. Dit is belangrijk omdat de Belastingdienst, en andere relevante instanties, gedurende deze periode het recht hebben om controles uit te voeren. Het niet kunnen overleggen van de juiste documentatie kan leiden tot vervelende boetes en problemen.

Welke Documenten Vallen Onder Deze Regel?

De zeven jaar bewaartermijn is van toepassing op documenten die relevant zijn voor de belastingheffing, denk hierbij aan:

• Loonstroken en jaaropgaven: Deze documenten zijn cruciaal voor de aangifte inkomstenbelasting en moeten zorgvuldig worden bewaard.
• Arbeidsovereenkomsten en wijzigingen: Deze documenten leggen de arbeidsrelatie vast en zijn essentieel bij juridische geschillen en belastingcontroles.
• Bewijsstukken van betalingen: Denk aan uitbetalingen van salaris, vakantiegeld, reiskostenvergoedingen, etc.
• Documenten rondom verlof en verzuim: Ziekteverzuimregistratie, verlofaanvragen en -toekenningen.
• Documenten betreffende pensioenregelingen: Overzichten van premie-afdrachten en pensioenopbouw.
• Relevante correspondentie: E-mails en brieven met betrekking tot de arbeidsrelatie, zoals waarschuwingen, beoordelingsverslagen, etc.

Maar Er Is Meer… Let Op De AVG!

Hoewel de fiscale bewaarplicht een belangrijke leidraad is, is het cruciaal om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet uit het oog te verliezen. De AVG stelt dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dit kan in sommige gevallen betekenen dat documenten eerder vernietigd moeten worden dan de zeven jaar die de fiscale bewaarplicht voorschrijft.

Voorbeelden van kortere bewaartermijnen op basis van de AVG:

• Sollicitatiebrieven van afgewezen kandidaten: In principe mogen deze na afloop van de sollicitatieprocedure vernietigd worden, tenzij de kandidaat toestemming geeft voor langere bewaring (bijvoorbeeld voor toekomstige vacatures).
• Medische gegevens: Deze vallen onder speciale bescherming en moeten doorgaans eerder worden vernietigd dan andere HR-documenten.

Tips Voor Een Goed Bewaarbeleid:

• Stel een duidelijk bewaarbeleid op: Documenteer welke documenten hoe lang bewaard moeten worden, rekening houdend met zowel de fiscale bewaarplicht als de AVG.
• Digitaliseer documenten: Een digitaal archief maakt het makkelijker om documenten te vinden en te beheren, en bespaart ruimte.
• Vernietig documenten veilig: Zorg ervoor dat documenten die vernietigd worden op een veilige manier worden verwijderd, zodat privacygevoelige informatie niet in verkeerde handen kan vallen.
• Train uw personeel: Zorg ervoor dat uw HR-medewerkers op de hoogte zijn van het bewaarbeleid en de relevante wetgeving.
• Raadpleeg een expert: Bij twijfel is het altijd verstandig om een juridisch adviseur of privacy-expert te raadplegen.

Conclusie: Balans Tussen Wetgeving en Privacy

Het bewaren van HR-documenten is een complex proces dat een balans vereist tussen de fiscale bewaarplicht en de privacywetgeving. Door een doordacht bewaarbeleid te implementeren, kunt u boetes voorkomen, uw organisatie beschermen en tegelijkertijd de privacy van uw werknemers waarborgen. Het is een investering die zichzelf dubbel en dwars terugverdient.