Hoe lang mag je een vog bewaren?

Hoe lang mag je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) bewaren?

De vraag hoe lang je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) mag bewaren, is cruciaal voor organisaties die VOG's van sollicitanten ontvangen. De opslag van deze gevoelige persoonsgegevens valt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en vereist een zorgvuldige benadering. Er is geen eenduidig antwoord op de vraag, maar de bewaartermijn hangt sterk af van de context en de toestemming van de kandidaat.

Bewaartermijn bij afwijzing:

Als een sollicitant wordt afgewezen, is het in principe niet nodig om de VOG lang te bewaren. Het is raadzaam om de VOG van afgewezen kandidaten maximaal vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure te bewaren. Deze periode biedt voldoende tijd om de procedure af te ronden en alle relevante documenten te archiveren. Na deze periode dient de VOG te worden vernietigd of op een veilige en AVG-proof manier te worden verwijderd.

Verlenging bewaartermijn met expliciete toestemming:

In uitzonderlijke gevallen kan de bewaartermijn worden verlengd, maar alleen met de expliciete, schriftelijke toestemming van de kandidaat. Deze toestemming moet duidelijk aangeven:

• Welke gegevens worden bewaard: Specifiek de VOG.
• Hoelang de gegevens worden bewaard: Een concrete periode, bijvoorbeeld één jaar.
• Het doel van de bewaring: Waarom de organisatie de VOG langer wil bewaren (bijvoorbeeld voor toekomstige vacatures).
• Het recht op intrekking van de toestemming: De kandidaat moet te allen tijde zijn/haar toestemming kunnen intrekken.

Zonder deze expliciete toestemming is het bewaren van de VOG langer dan vier weken na afronding van de procedure niet toegestaan en kan dit leiden tot boetes.

AVG-conformiteit:

Ongeacht de bewaartermijn is het essentieel dat de VOG conform de AVG wordt behandeld. Dit betekent dat:

• De gegevens alleen worden verwerkt voor het specifieke doel waarvoor ze zijn verkregen (in dit geval de sollicitatieprocedure).
• De gegevens alleen worden verwerkt door bevoegde personen.
• De gegevens op een veilige manier worden opgeslagen en beschermd tegen onbevoegde toegang, verlies of diefstal.
• De kandidaat zijn/haar rechten (zoals inzage, rectificatie en verwijdering) kan uitoefenen.

Conclusie:

Het bewaren van een VOG vereist een zorgvuldige afweging van de wettelijke vereisten en de privacy van de kandidaat. Een maximale bewaartermijn van vier weken na afwijzing is een veilige aanpak. Verlenging is alleen mogelijk met expliciete schriftelijke toestemming van de kandidaat, waarbij de AVG-regels strikt in acht moeten worden genomen. Raadpleeg bij twijfel een jurist gespecialiseerd in privacyrecht.