Wat mag je in een personeelsdossier bewaren?

Wat Mag Je Bewaren in een Personeelsdossier?

Een personeelsdossier bevat gevoelige informatie over medewerkers, dus is het belangrijk om te weten wat je wel en niet mag bewaren.

Wettelijke Bewaartermijnen

De bewaartermijnen voor personeelsgegevens variëren afhankelijk van het type gegevens:

• Loonbelastingverklaringen: 7 jaar
• Kopie identiteitsbewijs: 5 jaar
• Gegevens over arbeids- en verblijfsvergunning: 5 jaar

Algemene Regels

Naast de wettelijke bewaartermijnen zijn er ook algemene regels over wat je wel en niet mag bewaren in een personeelsdossier:

• Noodzakelijke gegevens: Bewaar alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.
• Relevante gegevens: Bewaar alleen gegevens die relevant zijn voor de functie of de beoordeling van de prestaties van de medewerker.
• Objectieve gegevens: Bewaar alleen feitelijke en objectieve gegevens, zoals salarisafspraken, werktijden en beoordelingsresultaten.
• Gegevens die verzameld zijn met toestemming: Bewaar alleen gegevens die met toestemming van de medewerker zijn verzameld.

Verboden Gegevens

De volgende gegevens mogen niet worden bewaard in een personeelsdossier:

• Gegevens over ras, geloof, politieke voorkeur, seksuele geaardheid of lidmaatschap van vakbonden
• Gegevens over gezondheid of medische aandoeningen
• Gegevens over strafbare feiten, tenzij deze relevant zijn voor de functie
• Gegevens over andere persoonlijke of familiaire zaken

Opslag en Veiligheid

Personeelsdossiers moeten veilig worden opgeslagen, zowel fysiek als digitaal. Toegang tot de dossiers moet beperkt worden tot bevoegde personen.

Door deze richtlijnen te volgen, zorg je ervoor dat je personeelsdossiers legaal en ethisch verantwoord worden beheerd.