Hoe lang moet ik gegevens uit mijn personeelsdossier bewaren?

Hoe lang bewaart mijn werkgever mijn personeelsgegevens? Een helder overzicht.

De vraag hoelang een werkgever uw personeelsgegevens moet bewaren is complexer dan het op het eerste gezicht lijkt. Er is geen enkele wettelijke termijn die voor alle gegevens geldt. De bewaartermijn verschilt namelijk sterk afhankelijk van het type informatie in uw dossier. Hoewel zeven jaar een vaak gehanteerde vuistregel is, is het essentieel om de nuances te begrijpen.

De algemene regel: zeven jaar na uitdiensttreding.

Voor de meeste standaard personeelsgegevens, zoals uw contract, salarisstroken, verlofaanvragen en correspondentie, geldt een bewaartermijn van zeven jaar na uw uitdiensttreding. Deze periode is gebaseerd op de wettelijke bewaarplicht voor fiscale documenten en de algemene verjaringstermijn van vorderingsrechten. Na deze periode mag uw werkgever deze gegevens in principe vernietigen.

Uitzonderingen op de regel: kortere bewaartermijnen.

Er zijn echter belangrijke uitzonderingen. Bepaalde gevoelige informatie ondergaat een kortere bewaartermijn, vaak om de privacy te beschermen. Dit betreft met name:

• Medische gegevens: Gegevens uit medische keuringen, verklaringen van artsen of andere medische informatie vallen onder strikte privacyregels. Deze gegevens mogen maximaal drie jaar na het onderzoek of de keuring bewaard worden. Een langere bewaartermijn is alleen toegestaan met uw expliciete toestemming.

• Assessmentresultaten: Ook de resultaten van assessments, persoonlijkheidstesten of andere psychologische onderzoeken dienen na drie jaar te worden vernietigd, tenzij u toestemming verleent voor langere bewaring.

• Arbo-onderzoeken en verslagen: Vergelijkbaar met medische gegevens, worden verslagen van arbo-onderzoeken en -gesprekken na drie jaar verwijderd. Hier geldt wederom dat langere bewaring enkel met uw expliciete toestemming is toegestaan.

• Functioneringsgespreksverslagen: Verslagen van functioneringsgesprekken worden vaak, net als assessments, na drie jaar vernietigd. Deze bevatten vaak gevoelige informatie over uw functioneren en persoonlijke ontwikkeling, en dienen daarom met zorgvuldigheid behandeld te worden.

Belangrijke opmerking: Deze termijnen zijn richtlijnen. Uw werkgever kan specifieke interne regelingen hebben die afwijken van deze algemene regels. Het is raadzaam om uw werkgever te informeren over eventuele vragen aangaande de bewaring van uw persoonlijke gegevens in het personeelsdossier.

Uw rechten:

U heeft recht op inzage in uw personeelsdossier. U kunt uw werkgever verzoeken om een kopie van uw dossier. Mocht u van mening zijn dat uw werkgever uw gegevens te lang bewaart, dan kunt u uw werkgever hierop aanspreken. In geval van conflicten kan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) u verder helpen.

Kortom, hoewel zeven jaar een gebruikelijke bewaartermijn is voor veel personeelsgegevens, is het cruciaal om te onthouden dat gevoelige informatie zoals medische gegevens en assessmentresultaten een veel kortere bewaartermijn kennen. Wees bewust van uw rechten en aarzel niet om uw werkgever om verduidelijking te vragen.