Wat mag niet in een personeelsdossier?

Wat mag er niet in een personeelsdossier?

Het personeelsdossier is een belangrijk document dat informatie bevat over een werknemer. Het dient echter alleen relevante, functionele gegevens te bevatten. Sommige informatie is te gevoelig om in een personeelsdossier te bewaren. We belichten hier de belangrijkste categorieën:

Gevoelige persoonlijke informatie:

• Medische gegevens: Informatie over gezondheidstoestand, diagnoses, behandelingen, etc. is strikt privé en heeft geen plaats in een personeelsdossier.
• Strafrechtelijke antecedenten: Een strafblad is niet relevant voor de werkgever en kan discriminatie veroorzaken.
• Etniciteit, religie, seksuele geaardheid: Deze informatie is irrelevant voor de werksituatie en kan leiden tot onrechtvaardige behandeling.
• Volledige kopieën van identiteitsbewijzen: Een scan van het identiteitsbewijs is alleen nodig voor administratieve doeleinden en behoort niet in het personeelsdossier.
• Salarisgegevens: De hoogte van het salaris is vertrouwelijke informatie en dient niet in het dossier te worden vastgelegd.
• Burgerservicenummer (BSN): Het BSN is een gevoelig identificatienummer en mag alleen worden gebruikt voor administratieve processen die dat vereisen.

Wat hoort er wel in een personeelsdossier?

• Functionele gegevens: Informatie over de functie, opleiding, ervaring, prestaties, functioneringsgesprekken, beoordelingen, en eventuele disciplinaire maatregelen.
• Contractinformatie: Het contract van de werknemer, inclusief arbeidsvoorwaarden, salaris en arbeidsduur.
• Contactgegevens: Het adres, telefoonnummer en e-mailadres van de werknemer.

Belang van privacy en veiligheid:

Het is van groot belang om de privacy van werknemers te beschermen. Door gevoelige informatie uit het personeelsdossier te houden, voorkom je discriminatie, onrechtmatige behandeling en schending van de privacy.

Tip:

• Zorg voor een duidelijk beleid over wat er wel en niet in het personeelsdossier mag worden vastgelegd.
• Geef medewerkers toegang tot hun eigen dossier.
• Bewaar het personeelsdossier op een veilige plaats.
• Verwijder irrelevante informatie regelmatig.

Conclusie:

Het personeelsdossier is een belangrijk document dat dient te voldoen aan de privacywetgeving. Door alleen functionele gegevens vast te leggen en gevoelige informatie te vermijden, bescherm je de privacy van je werknemers en creëer je een eerlijke en respectvolle werkomgeving.