Wat moet een werkgever doen bij ziek uit dienst?

Wat moet een werkgever doen bij ziek uit dienst: UWV-deadlines

Wanneer een werknemer wat moet een werkgever doen bij ziek uit dienst, loopt het bedrijf serieuze financiële risicos bij nalatigheid. Het niet correct naleven van de wettelijke verplichtingen resulteert in kostbare sancties. Werkgevers ontdekken hier de cruciale stappen om procedures foutloos te doorlopen en onnodige administratieve claims effectief te voorkomen.

Wat moet een werkgever doen bij ziek uit dienst?

Als een werknemer ziek uit dienst gaat, moet de werkgever de medewerker uiterlijk op de laatste dag van het dienstverband ziek uitmelden bij het UWV. Dit proces luistert nauw en brengt specifieke administratieve en wettelijke verplichtingen met zich mee om problemen te voorkomen.

Niet elk ziek-uit-dienst-scenario pakt hetzelfde uit, want de regels verschillen afhankelijk van het type contract en de duur van de ziekte. Laten we diep in de materie duiken om te zien wat er precies geregeld moet worden.

Directe actie: De ziekmelding bij het UWV

De allerbelangrijkste stap is het tijdig indienen van de ziekmelding via het Werkgeversportaal van het UWV. Dit moet echt gebeuren op de laatste dag dat het dienstverband nog loopt. Als je dit te laat doet, riskeer je administratieve rompslomp of ziek uit dienst boete van het UWV. Deze melding fungeert tegelijkertijd als de aanvraag voor een Ziektewet-uitkering voor de ex-werknemer.

Het re-integratiedossier op orde brengen

Als de werknemer al langer dan 6 weken ziek is op het moment dat het contract eindigt, komt er extra werk bij kijken. Je bent dan verplicht om een compleet re-integratiedossier ziek uit dienst aan te leveren. Dit omvat onder andere de probleemanalyse en het plan van aanpak dat samen met de arbodienst is opgesteld. Het UWV gebruikt dit dossier om te beoordelen of er voldoende aan re-integratie is gedaan.

De rol van de arbodienst en de Wet verbetering poortwachter

Het controleren van de stappen volgens de Wet verbetering poortwachter is een cruciaal onderdeel van het proces. Neem tijdig contact op met de arbodienst of de casemanager om te controleren of alle verplichtingen correct zijn doorlopen. Hiermee voorkom je dat het UWV later een loonsanctie oplegt of de verantwoordelijkheden onterecht neerlegt.

Nodeloos vertragen of stappen overslaan tijdens de ziekteperiode breekt je vaak op bij de uiteindelijke uitdiensttreding. Zorg er daarom voor dat de communicatie met de arbodienst altijd schriftelijk is vastgelegd in het verzuimdossier.

Eigenrisicodrager of niet? De financiële gevolgen

Een belangrijk onderscheid in deze situatie is of jouw organisatie eigenrisicodrager is voor de Ziektewet. Ben je dit wel? Dan betaal je de uitkering van de ex-werknemer zelf en blijf je bovendien verantwoordelijk voor de begeleiding richting re-integratie. Ben je geen eigenrisicodrager? Dan neemt het UWV de Ziektewet-uitkering volledig over.

Daarnaast moet je de uitdiensttreding correct verwerken in de salarisadministratie. Dit heeft namelijk ook directe gevolgen voor ziek uit dienst werkgever, die in de jaren na de uitdiensttreding te maken krijgt met premiewijzigingen als de ex-werknemer in de Ziektewet belandt.

Vergelijking van situaties bij ziek uit dienst

Tijdelijk contract (bepaalde tijd)

• Stopt in principe bij einde contract, tenzij er sprake is van een verlenging of verplichting.

• Loopt af; het UWV neemt de Ziektewet-uitkering over tenzij eigenrisicodrager.

• Uiterlijk op de laatste dag van het dienstverband melden bij het UWV.

Contract voor onbepaalde tijd

• Zware verplichtingen gedurende de eerste 104 weken van ziekte.

• Langere aanloopperiode en strikte toetsing van het re-integratiedossier.

• Eist vaak een bredere procedure via UWV of ontslagcommissie (indien opzegverbod wegens ziekte vervalt na 2 jaar).

De zieke werknemer met een contract voor bepaalde tijd bij een mkb-bedrijf in Utrecht

Jan, een administratief medewerker bij een middelgroot bedrijf in Utrecht, viel na een jaar uit met langdurige rugklachten. Zijn tijdelijke contract van een jaar naderde in die periode het einde, precies in de achtste week van zijn ziekte.

De HR-manager vergat aanvankelijk om de ziekmelding tijdig door te geven op de allerlaatste dag van het dienstverband, omdat er onduidelijkheid was over wie de actie moest oppakken binnen het team.

Na contact met de arbodienst werd de melding alsnog op het laatste nippertje ingediend via het Werkgeversportaal, waardoor een officiële boete net op tijd werd afgewend.

Het UWV nam de Ziektewet-uitkering over omdat het bedrijf geen eigenrisicodrager was, en Jan ontving tijdig zijn uitkering zonder verdere administratieve vertraging.