Is een bedrijfswagen altijd met tankkaart?

Is een bedrijfswagen altijd met tankkaart? Afspraken bepalen dit

Is een bedrijfswagen altijd met tankkaart vormt een essentieel startpunt bij het accepteren van een nieuwe functie. Onduidelijkheid over deze voorzieningen leidt tot onverwachte reiskosten voor de werknemer. Begrijp de interne regels daarom direct om latere financiële verrassingen of geschillen met de directie structureel uit te sluiten.

Is een bedrijfswagen altijd met tankkaart?

Een bedrijfswagen zonder tankkaart is niet altijd verplicht om een tankkaart te hebben. Hoewel werkgevers deze vaak ter beschikking stellen voor het gemak, is het wettelijk gezien geen vereiste. Je kunt als werknemer ook afspraken maken over het indienen van losse brandstofbonnen of een vast bedrag per kilometer ontvangen.

De meeste mensen denken dat zon pas puur om gemak draait voor de bestuurder. Maar er is een cruciaal detail rondom de administratie dat 80% van de ondernemers over het hoofd ziet - ik zal dit verderop in het artikel onthullen wanneer we de verborgen kosten bespreken.

Hoe werkt brandstof declareren zonder zakelijke tankpas?

Iedereen zegt dat bonnetjes bewaren vreselijk ouderwets is. Op basis van mijn ervaring met kleine bedrijven, ben ik het daar deels mee oneens. Voor lokale ondernemers die weinig rijden, is een simpele declaratiemethode vaak goedkoper dan de vaste abonnementskosten van een pas. Waarom? Je zit niet vast aan specifieke dure tankstations.

Als je werkgever geen brandstofpas aanbiedt, verloopt het proces handmatig. Je tankt de auto af. Je pint met je eigen bankpas. Vervolgens bewaar je het bonnetje. Heel simpel.

Aan het einde van de maand lever je een overzicht in bij de boekhouding. Het nadeel is wel dat je zelf grote bedragen moet voorschieten. Dat is niet ideaal. Zeker niet als je wekelijks op de weg zit en honderden euros moet betalen uit eigen zak.

Car policy afspraken en alternatieven

Wat gebeurt er als je werkgever categorisch weigert een pas te verstrekken? Dit moet helder vastgelegd zijn in de zogenaamde car policy van het bedrijf. Hierin staan alle rechten en plichten rondom de leaseauto.

Soms kiezen bedrijven voor een vast mobiliteitsbudget. Werknemers krijgen dan maandelijks een vast bedrag gestort. Dit budget dekt alle kosten voor vervoer. Het grote voordeel hiervan is de flexibiliteit. Je mag zelf bepalen of je het geld aan benzine of aan het openbaar vervoer besteedt. In de praktijk zie ik echter dat dit vaak discussies oplevert bij medewerkers die onverwacht veel kilometers maken.

Heeft dit invloed op de bijtelling en belastingen?

Veel werknemers maken zich zorgen over de fiscale gevolgen. In Nederland bedraagt de bijtelling voor een reguliere brandstofauto 22% van de cataloguswaarde in 2024. Voor elektrische autos is dit 16% tot een bedrag van 30.000 euro.

Het ontbreken van een brandstofpas verandert absoluut niets aan deze bijtelling. De fiscus kijkt alleen naar het aantal gereden privékilometers. Rijd je meer dan 500 kilometer per jaar privé? Dan betaal je bijtelling. Hoe je de brandstof betaalt, is fiscaal niet relevant voor dit specifieke percentage.

De verborgen administratiekosten ontleed

Hier is het cruciale detail over administratie dat ik eerder noemde: de voordelen tankkaart werkgever omvatten het vermijden van de verborgen tijdskosten voor de werkgever. Zonder een geautomatiseerd systeem besteden boekhouders enorm veel tijd aan het verwerken van individuele declaraties.

Ik heb ooit gewerkt bij een bedrijf zonder tankpassen. Mijn bureau lag letterlijk bezaaid met verfrommelde benzinebonnetjes. De frustratie aan het einde van de maand, starend naar een Excel-bestand om middernacht, was enorm. Het overtypen van gegevens kostte me zeker drie uur per maand. Laten we eerlijk zijn. Niemand wil zo werken.

Een zakelijke tankpas kost doorgaans tussen de 2,50 en 7,50 euro per maand. De tijdbesparing voor de administratie weegt vrijwel altijd op tegen deze relatief lage kosten. De btw-teruggave wordt bovendien gemaximaliseerd omdat alle transacties keurig op één verzamelfactuur staan.

Vergelijking: Tankkaart versus Losse Bonnen

Tankkaart (Aanbevolen)

• Werknemers hoeven nooit eigen geld te gebruiken voor zakelijke ritten
• Vaste abonnementskosten per maand per voertuig
• Alle kosten verzameld op één overzichtelijke maandfactuur
• Maximaal rendement doordat de Belastingdienst facturen direct accepteert

Handmatig Declareren

• De bestuurder schiet de kosten voor en wacht op goedkeuring
• Geen vaste abonnementskosten, wel hoge verborgen tijdkosten
• Veel handmatig werk voor zowel de werknemer als de financiële afdeling
• Risico op misgelopen teruggave bij kwijtgeraakte of onleesbare bonnetjes

De bonnetjes-chaos van Bram uit Utrecht

Bram, een accountmanager van 34 jaar oud in Utrecht, kreeg zijn eerste leaseauto zonder tankkaart. Hij dacht dat het voorschieten van brandstof geen probleem was voor zijn wekelijkse ritten door het hele land.

In de eerste maand verloor hij twee bonnetjes van in totaal 120 euro. Bij het indienen van zijn onkosten weigerde de financiële administratie de betaling zonder het fysieke bewijs.

Bram probeerde de tankstations te bellen voor kopieën, wat hem vier uur kostte en helemaal niets opleverde. Hij besefte dat handmatig bijhouden een onnodig risico vormde voor zijn eigen portemonnee.

Hij overtuigde zijn werkgever om toch een simpele merkloze pas aan te vragen. Zijn declaratietijd daalde van twee uur per maand naar nul, en hij verloor nooit meer eigen geld aan zakelijke brandstof.