Kan ik als privépersoon een factuur sturen?

Mag ik als particulier een factuur sturen? Nee, maar wel een betaalverzoek!

De vraag of je als particulier een factuur mag sturen, wordt vaak gesteld. Het korte antwoord is: nee. Particulieren mogen geen officiële facturen versturen. Dit komt doordat een factuur meer is dan alleen een verzoek tot betaling; het is een fiscaal document met specifieke vereisten. Het versturen van een factuur impliceert een geregistreerde onderneming en btw-plicht, wat bij particulieren niet het geval is.

Wat kun je dan wel doen als je als particulier iets verkoopt? Er zijn verschillende opties, afhankelijk van de situatie:

• Betaalverzoek: Een simpele en gebruikelijke methode is het versturen van een betaalverzoek. Hierin geef je duidelijk aan wat je verkocht hebt, de prijs en de gewenste betaalmethode. Dit kan via e-mail, sms of een app zoals Tikkie. Een betaalverzoek is informeel en vereist geen specifieke vormgeving.

• Kwitantie: Nadat de betaling ontvangen is, kun je een kwitantie uitreiken. Deze bevestigt de ontvangst van de betaling en beschrijft kort wat er is betaald. Ook hier zijn geen strikte wettelijke eisen aan verbonden. Een simpele handgeschreven notitie met datum, beschrijving van de transactie en het bedrag volstaat vaak.

Waarom geen factuur?

Het versturen van een factuur als particulier kan leiden tot misverstanden en zelfs juridische problemen. Belastingdiensten controleren facturen op correcte btw-aangifte en andere fiscale aspecten. Als je als particulier een factuur verstuurt terwijl je geen ondernemer bent, kun je een boete riskeren. Bovendien geef je een verkeerde indruk van je bedrijfsactiviteiten.

Wat als ik van plan ben een bedrijf te starten?

Ook als je van plan bent een bedrijf te starten, maar nog niet bij de Kamer van Koophandel (KVK) bent ingeschreven, mag je geen facturen uitreiken. Pas nadat je je bedrijf officieel hebt geregistreerd bij de KVK en (indien van toepassing) je btw-nummer hebt aangevraagd, ben je bevoegd om facturen te versturen. Voor die tijd volstaan betaalverzoeken en kwitanties.

Kortom: Verkoop je als particulier iets, dan is een betaalverzoek of een kwitantie na betaling de juiste aanpak. Het versturen van een factuur is voorbehouden aan geregistreerde ondernemingen.