Wat Schrijf je in de inleiding van een antwoord op een klacht?

Inleiding van een antwoord op een klacht

Het begin van een antwoord op een klacht is cruciaal om een positieve toon te zetten en het gevoel te geven dat de klacht serieus wordt genomen. Hier zijn enkele essentiële elementen die u moet opnemen in de inleiding:

1. Dankbetuiging:
Begin met het bedanken van de klant voor het melden van de klacht. Hiermee laat u zien dat u hun feedback waardeert en dat u in staat bent om naar hun zorgen te luisteren.

2. Bevestiging van ontvangst:
Bevestig dat u de klacht hebt ontvangen en dat u de inhoud ervan hebt begrepen. Dit geeft de klant het vertrouwen dat hun klacht serieus wordt genomen.

3. Begrip tonen:
Laat de klant weten dat u hun frustratie begrijpt. Het is belangrijk om empathie te tonen en te erkennen dat de klant ontevreden is.

4. Spijt betuigen:
Betuig uw spijt voor de ongemakken die de klacht heeft veroorzaakt. Dit toont aan dat u de impact van de klacht op de klant erkent.

5. Verzoek om geduld:
Als het enige tijd kost om de klacht te onderzoeken of op te lossen, vraag dan de klant om geduld. Leg uit dat u aan het probleem werkt en dat u hen op de hoogte zult houden van de voortgang.

Voorbeeldinleiding:

“Geachte [naam klant],

Dank u hartelijk voor uw bericht van 3 mei waarin u uw ongenoegen uitspreekt over de late levering van uw bestelling. We hebben uw klacht in goede orde ontvangen en willen graag direct bevestigen dat we uw frustratie begrijpen. We betreuren de ongemakken die dit voor u heeft veroorzaakt.

We zijn momenteel bezig met het onderzoeken van uw klacht en nemen contact met u op zodra we meer informatie hebben. In de tussentijd vragen we u om uw geduld en begrip.”