Hoe bereken je fte uit?

Hoe bereken je fte uit: Contracturen delen door volledige werkweek

Het berekenen van hoe bereken je fte uit vormt een belangrijk onderdeel voor personeelsbeheer en contractanalyse binnen organisaties. Het correct bepalen van de arbeidsduurfactor helpt misverstanden over uren en formatie te voorkomen. Ontdek de eenvoudige methode om dit nauwkeurig vast te stellen voor jouw administratie.

Hoe bereken je fte uit?

De exacte uitkomst van een fte-berekening hangt direct af van wat binnen jouw specifieke organisatie of cao als een volledige werkweek geldt. Je berekent het totaal aantal fte door alle wekelijkse contracturen van je medewerkers bij elkaar op te tellen en dit getal te delen door de geldende fulltime werkweek (meestal 36, 38 of 40 uur).

Stel dat er 4 mensen in dienst zijn die 24, 36, 18 en 32 uur per week werken. De berekening voor het totale fte van deze werknemers ziet er dan heel overzichtelijk uit: 24 + 36 + 18 + 32 = 110 uur per week. Deel je die 110 uur door een standaard werkweek van 40 uur, dan kom je uit op 2,75 fte. De daadwerkelijke personeelssterkte van deze 4 medewerkers is dus gelijk aan die van 2,75 fulltime medewerkers. Simpel gezegd.

In Nederland werken bijna 4,8 miljoen mensen in deeltijd, wat neerkomt op bijna de helft van de gehele werkzame beroepsbevolking. Juist omdat parttime werken hier zo ingeburgerd is, zegt een simpele koppentelling op de werkvloer eigenlijk vrij weinig over je echte capaciteit. Maar er zit een belangrijk addertje onder het gras bij deze rekensom - en dat gaat bijna altijd mis als ondernemers of teamleiders voor het eerst hun bezetting in kaart brengen. Ik leg je in het gedeelte over contracturen versus gewerkte uren verderop precies uit welke veelgemaakte fout je direct moet vermijden.

Wat is fte precies en waarom gebruik je het?

FTE staat voor fulltime-equivalent (in het Nederlands vaak voltijds equivalent genoemd) en is een gestandaardiseerde rekeneenheid om de arbeidsomvang van een functie of heel bedrijf uit te drukken. Waar een volledig dienstverband gelijkstaat aan 1,0 fte, krijgen parttime werknemers een waarde tussen 0 en 1 op basis van hun contracturen.

Zelden zie ik een mkb-bedrijf zonder overzichtelijke fte-administratie een gezonde personeelsplanning volhouden zodra het team groeit. Toen ik jaren geleden voor het eerst een rooster moest maken voor een horecateam van vijftien man, keek ik alleen naar het aantal namen op papier. Mijn hoofd duizelde van de losse briefjes en ik dacht dat ik ruim voldoende mensen had voor het weekend. Pas toen ik aan het eind van de maand de loonkosten zag, drong het tot me door dat twaalf oproepkrachten en scholieren samen nog geen vier volledige krachten vormden. Die fout maakte ik daarna nooit meer.

De standaard formule voor fte berekenen

De basisformule voor berekening fte formule is gelukkig vrij rechttoe rechtaan: Totaal aantal contracturen per week / Aantal uren van een fulltime werkweek = Totaal aantal fte. Je kunt deze formule zowel toepassen op een individuele medewerker als op een complete afdeling.

Werkt een collega bijvoorbeeld 32 uur per week in een bedrijf waar 40 uur de norm is, dan deel je 32 door 40 en kom je uit op 0,8 fte. Klinkt logisch? Toch raken veel mensen in de war zodra ze op jaarbasis gaan rekenen in plaats van per week. Op jaarbasis telt een 40-urige werkweek doorgaans 2.080 uur (52 weken maal 40 uur), waarmee je grotere projectbudgetten net zo makkelijk kunt doorrekenen.

Hoeveel uur is 1 fte in Nederland?

In Nederland is er geen wettelijk vastgelegd aantal uren voor hoeveel is 1 fte, waardoor de norm per sector en cao verschilt. In de praktijk hanteert vrijwel elke Nederlandse organisatie een voltijdnorm van 36, 38 of 40 uur per week als basis voor 1,0 fte.

De gemiddelde werkweek van alle werkenden in Nederland ligt feitelijk rond de 32,1 uur per week, mede door het hoge aantal deeltijders. Toch moet je dat gemiddelde nooit gebruiken als deler in je eigen berekening. Kijk altijd eerst in het personeelshandboek of de geldende cao. Bij de rijksoverheid, gemeenten en veel zorginstellingen is 36 uur standaard 1 fte, terwijl de metaaltechniek en horeca vaak 38 uur aanhouden en commerciële kantoren meestal op 40 uur zitten.

Eerlijk gezegd geeft een werkweek van 36 uur bij veel mensen het idee dat er minder werk wordt verzet dan bij 40 uur. In de praktijk merk ik juist het tegenovergestelde: teams met een 36-urige voltijdnorm werken vaak geconcentreerder en hebben minder last van de beruchte vrijdagmiddagdip, waardoor de output per fte verrassend dicht bij elkaar ligt.

Stappenplan: zo pas je de formule toe op je eigen team

Om het totale aantal fte van je personeelsbestand foutloos vast te stellen, doorloop je drie vaste stappen op basis van actuele arbeidscontracten. Door deze volgorde aan te houden, voorkom je dat losse uren door elkaar lopen en houd je grip op je loonkosten.

Zo pak je het aan: 1. Controleer de voltijdnorm binnen jouw bedrijf of cao (36, 38 of 40 uur). 2. Zet alle werknemers onder elkaar en noteer uitsluitend hun vaste wekelijkse contracturen. 3. Tel alle wekelijkse contracturen bij elkaar op en deel de uitkomst door de vastgestelde voltijdnorm.

Het klinkt misschien wat droog - uren inkloppen in een spreadsheet terwijl je liever met je vak bezig bent - maar dit klusje kost je hooguit tien minuten. En die tien minuten besparen je later uren aan gepuzzel wanneer je een vacature wilt openzetten. Weet je bijvoorbeeld dat je afdeling op 4,2 fte draait en je budget ruimte biedt voor 5,0 fte, dan zie je in een oogopslag dat je precies een vacature voor 32 uur (0,8 fte) kunt plaatsen.

Contracturen versus gewerkte uren: pas op voor deze fout

Een van de grootste valkuilen bij fte berekenen is het verwarren van vaste contracturen met daadwerkelijk gewerkte uren op de werkvloer. Het fte-getal van een medewerker is gekoppeld aan de formele arbeidsomvang in het contract en verandert niet door overwerk, ziekteverzuim of opgenomen vakantiedagen.

Hier is de cruciale fout waar ik je aan het begin al voor waarschuwde: veel managers pakken aan het eind van de week de urenregistratie erbij (inclusief overuren en minus verlofdagen) om hun fte te berekenen. Dat klopt niet. Als iemand met een contract van 32 uur in een drukke week 40 uur werkt, blijft die persoon op papier gewoon 0,8 fte. Pas wanneer je structureel overwerk in kaart wilt brengen voor capaciteitsplanning, reken je met zogeheten gewerkte fte, maar voor je formele personeelssterkte en begroting kijk je puur naar de contracturen.

Werk je met oproepkrachten of min-maxcontracten? Bij een min-maxcontract gebruik je de gegarandeerde minimumuren voor de vaste fte-berekening. Voor nulurencontracten houd je het gemiddeld aantal gewerkte uren over de afgelopen drie maanden apart bij, zodat je vaste bezetting zuiver blijft. Zo simpel is het.

Bruto fte en netto fte: wat is het verschil voor je planning?

Voor een realistische personeelsplanning maken HR-professionals onderscheid tussen bruto fte (de contractuele capaciteit op papier) en netto fte (de uren dat medewerkers daadwerkelijk productief inzetbaar zijn). Door rekening te houden met verlof en verzuim voorkom je structurele onderbezetting op de werkvloer.

In de meeste sectoren valt gemiddeld 15 tot 20 procent van de bruto contracturen weg door wettelijke vakantiedagen, feestdagen, ziekteverzuim en scholing. Stel dat je 10,0 bruto fte in dienst hebt, dan houd je in de praktijk vaak maar rond de 8,2 tot 8,5 netto fte over om het dagelijkse werk echt te verzetten. In de praktijk heb ik gemerkt dat vooral startende ondernemers zich hierop verkijken: ze rekenen zich rijk met hun bruto fte en snappen vervolgens niet waarom het werk blijft liggen zodra twee collegas tegelijk op vakantie gaan.

Verschil tussen 36, 38 en 40 uur als 1 fte

40-urige werkweek (Standaard zakelijk)

• Zakelijke dienstverlening, IT, bouw en bedrijven zonder cao
• 24 / 40 = 0,60 fte
• 40 uur per week (2.080 uur per jaar)

38-urige werkweek (Cao-gemiddelde)

• Horeca, detailhandel, metaaltechniek en logistiek
• 24 / 38 = 0,63 fte
• 38 uur per week (1.976 uur per jaar)

36-urige werkweek (Overheid en zorg)

• Rijksoverheid, gemeenten, ziekenhuizen en banken
• 24 / 36 = 0,67 fte
• 36 uur per week (1.872 uur per jaar)

Personeelsbezetting inzichtelijk maken bij een marketingbureau in Utrecht

Sanne, operationeel manager bij een marketingbureau in Utrecht, had acht mensen op de loonlijst staan maar merkte dat deadlines steeds vaker verschoven. Ze snapte niet waarom het team achterliep terwijl er acht man rondliep.

In eerste instantie telde ze simpelweg alle gewerkte uren uit het tijdregistratiesysteem van een drukke maand bij elkaar op. Door overuren en incidentele freelance-klussen mee te nemen, leek het alsof ze over 7,5 fte beschikte en stelde ze een vacature uit.

Na een gesprek met haar boekhouder zette ze puur de vaste contracturen op een rij: twee collega's van 40 uur, drie van 32 uur, twee van 24 uur en een stagiair van 16 uur. Bij een 40-urige werkweek bleek het vaste team slechts 240 uur te draaien, wat neerkwam op exact 6,0 bruto fte.

Met dat zuivere cijfer kon Sanne direct aantonen dat er structureel capaciteit tekort was, waarna ze gericht een nieuwe tekstschrijver voor 32 uur (0,8 fte) aannam.