Kun je een telefoon zakelijk afschrijven?

Je telefoon zakelijk afschrijven: mogelijkheden en valkuilen

De aanschaf van een mobiele telefoon voor zakelijke doeleinden brengt kosten met zich mee. Gelukkig zijn deze kosten, onder bepaalde voorwaarden, fiscaal aftrekbaar. Maar hoe zit dat precies met het afschrijven van je telefoon? De mogelijkheden zijn divers en het is belangrijk om de regels goed te begrijpen om onnodige problemen met de Belastingdienst te voorkomen.

Afschrijving versus aftrek van kosten: Laten we eerst het onderscheid verduidelijken. Je aftrekt de kosten van je zakelijke telefoongesprekken van je winst. Dit is een directe kostenpost. De afschrijving betreft de aanschafprijs van de telefoon zelf. Omdat de telefoon niet in één jaar verslijt, schrijf je de waarde gedurende meerdere jaren af. Dit gebeurt via een lineaire of degressieve afschrijving. De Belastingdienst hanteert hierbij richtlijnen en je dient te bewijzen dat de telefoon uitsluitend of hoofdzakelijk zakelijk wordt gebruikt.

Wat is aftrekbaar?

• Abonnement: De kosten van een volledig zakelijk abonnement zijn volledig aftrekbaar.
• Gecombineerd abonnement: Bij een gecombineerd privé- en zakelijk abonnement zijn alleen de aantoonbaar zakelijke kosten aftrekbaar. Dit vereist een gedegen registratie. Denk aan een logboek met datum, tijd, duur en beschrijving van het gesprek. Een app die gesprekken categoriseert kan hierbij behulpzaam zijn. De Belastingdienst accepteert geen globale schattingen.
• Telefoon toestel: De aanschafprijs van een zakelijke telefoon kan via afschrijving over meerdere jaren worden verrekend. De afschrijvingstermijn hangt af van de verwachte levensduur van het toestel. Voor een smartphone ligt deze vaak rond de 3 jaar. Ook hier geldt: duidelijk aantonen dat het toestel voornamelijk zakelijk wordt gebruikt, is essentieel.

Wat is NIET aftrekbaar?

• Privégesprekken: Gesprekken die geen relatie hebben tot je onderneming zijn niet aftrekbaar.
• Abonnementen die geen zakelijk doel dienen: Een premium streaming dienst op je zakelijke telefoon valt bijvoorbeeld buiten de aftrek.
• Niet-aantoonbare kosten: Zonder bewijsmateriaal, zoals een logboek of factuur, kan de Belastingdienst de aftrek weigeren.

De valkuilen:

• Onvoldoende administratie: Dit is de grootste valkuil. Zorg voor een zorgvuldige registratie van alle zakelijke gesprekken en kosten.
• Vermenging privé en zakelijk: Een duidelijke scheiding tussen zakelijk en privé gebruik is cruciaal voor een succesvolle aftrek.
• Onrealistische afschrijving: De Belastingdienst beoordeelt de realiteit van de afschrijvingstermijn. Een te korte afschrijvingstermijn kan leiden tot afwijzing.

Conclusie:

Het zakelijk afschrijven van je telefoon en bijbehorende kosten is mogelijk, maar vereist een zorgvuldige aanpak. Een goede administratie is essentieel. Twijfel je over de aftrekbaarheid van bepaalde kosten? Raadpleeg dan een belastingadviseur. Die kan je adviseren over de beste aanpak voor jouw specifieke situatie en ervoor zorgen dat je optimaal profiteert van de mogelijkheden die de wetgeving biedt.