Wat valt onder gegevensverwerking?

Wat valt er precies onder gegevensverwerking? Een heldere uitleg

De term ‘gegevensverwerking’ klinkt misschien technisch, maar in de praktijk heeft het betrekking op vrijwel alles wat we met informatie doen. Vooral in de context van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het cruciaal om te begrijpen wat onder gegevensverwerking valt, omdat dit bepaalt welke regels van toepassing zijn. De simpele definitie – alle acties met persoonsgegevens – dekt de lading echter niet volledig. Laten we daarom dieper ingaan op de diverse aspecten.

Meer dan alleen opslaan en gebruiken:

De meeste mensen associëren gegevensverwerking met het opslaan en gebruiken van gegevens. Dit is zeker een belangrijk onderdeel, maar het is slechts het topje van de ijsberg. Gegevensverwerking omvat een veel breder scala aan activiteiten, waaronder:

• Verzamelen: Het initiële verkrijgen van persoonsgegevens. Dit kan op diverse manieren gebeuren, bijvoorbeeld via formulieren, camerabeelden, cookies, of door het aflezen van identiteitskaarten.
• Opslaan: Het bewaren van de verzamelde gegevens, of dit nu digitaal of fysiek is. Dit omvat de keuze van het opslagsysteem, de beveiligingsmaatregelen en de duur van de opslag.
• Gebruik: Het daadwerkelijk benutten van de gegevens voor een bepaald doel. Denk aan het verwerken van een bestelling, het versturen van een nieuwsbrief, of het uitvoeren van een risicoanalyse.
• Verstrekken: Het delen van gegevens met derden, zoals leveranciers, partners of overheidsinstanties. Dit moet altijd op een veilige en wettelijke manier gebeuren.
• Verwijderen: Het definitief wissen van persoonsgegevens zodra ze niet langer nodig zijn. Dit is essentieel voor het respecteren van de privacy van individuen.
• Ordenen: Het structureren en categoriseren van gegevens, bijvoorbeeld het sorteren van klanten op basis van hun aankoopgeschiedenis.
• Bewerken: Het aanpassen van gegevens, bijvoorbeeld het corrigeren van fouten of het updaten van adresgegevens.
• Combineren: Het samenvoegen van gegevens uit verschillende bronnen, bijvoorbeeld het combineren van online gedrag met klantgegevens.
• Pseudonimiseren/Anonymiseren: Technieken die de herleidbaarheid van gegevens verminderen. Dit is een belangrijk aspect van het minimaliseren van risico’s.

De wettelijke basis en documentatie:

Een essentieel onderdeel van gegevensverwerking is de wettelijke basis. Volgens de AVG moet elke verwerking van persoonsgegevens berusten op een wettelijke grondslag, zoals toestemming, een contractuele verplichting, of een wettelijke verplichting. Organsiaties moeten dit kunnen aantonen. Daarnaast is het verplicht om alle verwerkingen te documenteren in een register van verwerkingsactiviteiten. Dit register dient als overzicht van alle gegevensverwerkingen binnen de organisatie en helpt bij het voldoen aan de AVG-regelgeving.

Conclusie:

Gegevensverwerking is een breed begrip dat veel meer omvat dan alleen het opslaan en gebruiken van gegevens. Een grondig begrip van de verschillende aspecten van gegevensverwerking is essentieel voor organisaties die persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan de wettelijke vereisten en de privacy van individuen te beschermen. Een proactieve en zorgvuldige aanpak is hierbij cruciaal.