Hoe zet ik een vaste handtekening onder mijn mail in Outlook?

Nooit meer handmatig je gegevens typen: Zo stel je een vaste handtekening in Outlook in

Ken je dat gevoel? Je bent bezig met een belangrijke e-mail en je realiseert je dat je wéér je volledige naam, functie en contactgegevens moet typen. Dat kan efficiënter! Met een vaste handtekening in Outlook bespaar je tijd en zorg je voor een professionele en consistente uitstraling bij al je e-mails. Het is makkelijker dan je denkt. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je dit instelt.

De shortcut naar efficiëntie:

Outlook biedt een handige functie waarmee je een handtekening kunt maken en automatisch kunt laten toevoegen aan al je uitgaande e-mails. Dit scheelt niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je contactgegevens altijd correct en up-to-date zijn.

Hoe stel je een vaste handtekening in Outlook in?

De procedure is verrassend eenvoudig en kost je slechts een paar minuten. Volg deze stappen:

1. Open een nieuw bericht: Klik in Outlook op “Nieuwe e-mail” om een nieuw berichtvenster te openen. Dit hoef je niet te versturen, het is puur voor de instellingen.

2. Zoek de optie “Handtekening”: In het lint bovenaan het berichtvenster, onder het tabblad “Bericht”, zoek je naar de knop “Handtekening”. Deze bevindt zich meestal in de groep “Invoegen” of “Opnemen”. Afhankelijk van je Outlook-versie kan het symbool een pen, een document met een handtekening of de woorden “Handtekening” zelf zijn.

3. Open het Handtekening-menu: Klik op de knop “Handtekening”. Er verschijnt een drop-down menu. Kies de optie “Handtekeningen…”. Dit opent het venster “Handtekeningen en briefpapier”.

4. Maak een nieuwe handtekening of bewerk een bestaande:

   • Nieuwe handtekening: Klik op de knop “Nieuw” om een gloednieuwe handtekening te creëren. Geef deze een herkenbare naam (bijvoorbeeld “Werk” of “Persoonlijk”).
   • Bestaande handtekening bewerken: Selecteer de handtekening die je wilt wijzigen in de lijst.

5. Vul je handtekening in: In het tekstveld onder “Handtekening bewerken” kun je nu de inhoud van je handtekening invullen. Denk aan je naam, functie, bedrijfsnaam, contactgegevens, website en eventueel een disclaimer. Je kunt de tekst formatteren met de beschikbare tools, zoals lettertype, lettergrootte en kleur. Ook kun je afbeeldingen toevoegen, zoals je bedrijfslogo.

6. Koppel de handtekening aan je account: Aan de rechterkant van het venster zie je twee vervolgkeuzemenu’s onder “Standaard handtekening kiezen”. Kies hier voor welk e-mailaccount je de handtekening wilt gebruiken (“E-mailaccount”) en voor welke berichten je de handtekening wilt toevoegen (“Nieuwe berichten” en “Antwoorden/Doorgestuurde berichten”). Je kunt verschillende handtekeningen koppelen aan verschillende accounts, of een andere handtekening gebruiken voor nieuwe berichten dan voor antwoorden.

7. Bevestig je instellingen: Klik op “OK” om de wijzigingen op te slaan en het venster te sluiten.

Klaar voor professionele e-mails:

Vanaf nu wordt je vaste handtekening automatisch toegevoegd aan al je uitgaande e-mails, afhankelijk van de instellingen die je hebt gekozen. Je hoeft nooit meer handmatig je gegevens te typen!

Tips voor een effectieve handtekening:

• Houd het kort en bondig: Vermijd lange lappen tekst.
• Gebruik een professioneel lettertype: Kies een lettertype dat goed leesbaar is en past bij je huisstijl.
• Voeg je logo toe: Een logo versterkt je branding.
• Overweeg een disclaimer: Vooral bij zakelijk gebruik kan een disclaimer juridische bescherming bieden.
• Test je handtekening: Stuur een testmail naar jezelf om te controleren of de handtekening correct wordt weergegeven op verschillende apparaten.

Met deze eenvoudige stappen en tips ben je verzekerd van een professionele en efficiënte e-mailcommunicatie. Succes!