Hoe maak ik een gedeelde Excel?

Hoe deel je een Excel-bestand?

Excel-spreadsheets delen is een handige manier om met anderen samen te werken en informatie te delen. Dit artikel geeft een duidelijke en praktische handleiding voor het delen van je Excel-bestand, inclusief het omgaan met beveiligde weergave.

Stap 1: Open het bestand

Zoals bij elk document, begin je met het openen van het Excel-bestand dat je wilt delen.

Stap 2: Beveiligde weergave (optioneel)

Soms verschijnt er een melding met een gele balk die aangeeft dat het bestand in beveiligde weergave is geopend. Dit is een extra beveiligingsmaatregel van Excel. Klik op “Bewerken inschakelen“. Dit stelt je in staat om het bestand te bewerken en delen. Als deze melding niet verschijnt, dan kun je direct naar stap 3 gaan.

Stap 3: Delen via de Delen-knop

Nadat je het bestand hebt geopend en mogelijk de beveiligde weergave hebt geaccepteerd, vind je de “Delen”-knop meestal rechts bovenaan in het Excel-venster. Klik hierop. Deze knop biedt een verscheidenheid aan deelopties.

Stap 4: Selecteer je deelopties

Het menu dat verschijnt biedt verschillende manieren om het bestand te delen:

• E-mail: Stuur een link naar het Excel-bestand per e-mail naar de ontvangers. Dit is een snelle manier voor het delen met individuele personen.
• Link: Een link is de meest veelzijdige optie. Je kunt de link kopiëren en deze plaatsen in bijvoorbeeld een chat, document of projectmanagement systeem. Zorg ervoor dat je het juiste deelniveau selecteert. Je kunt bijvoorbeeld alleen lezen-toegang toekennen of volledige bewerkingsrechten. Controleer de beschikbare opties:
  • Iedereen met de link: Iedereen met de link kan het bestand bekijken en/of bewerken.
  • Bepaalde personen: Stuur individueel of groepsmails om specifieke personen toegang te geven.
  • Verwijderen van de link Na het delen kun je de link verwijderen om te voorkomen dat andere mensen toegang hebben.
• Persoonlijk toegangslink: Creëert een unieke link waarmee je specifieke mensen kan toegang kunt geven zonder de link te hoeven delen met een bredere groep.

Stap 5: Beveiliging en privacy

Overweeg zorgvuldig welke deelopties je kiest, afhankelijk van de gevoeligheid van de data. Als het bestand vertrouwelijke informatie bevat, is het raadzaam om alleen specifieke personen toegang te geven of om het bestand te beschermen met een wachtwoord.

Belangrijke aandachtspunten:

• Wachtwoord bescherming: Als je het bestand extra wilt beveiligen, kun je een wachtwoord instellen.
• Niet-bewerkbare links: Soms wil je alleen dat anderen het bestand kunnen bekijken maar niet bewerken. Kijk naar de mogelijkheden in het deelmenu om dit in te stellen.
• Bestandslocatie: Vergeet niet dat het delen van een link naar het bestand ook impliceert dat anderen de locatie van het bestand kunnen vinden.
• Online opslag: Overweeg gebruik te maken van online opslagdiensten zoals OneDrive of Google Drive voor het delen van Excel-bestanden als je een grotere mate van samenwerking en automatische back-ups wenst.

Door deze stappen te volgen, kun je je Excel-bestand eenvoudig en veilig delen met anderen.