Wie maakt het proces-verbaal van oplevering?

Wie maakt het proces-verbaal van oplevering? En wat staat er precies in?

Het proces-verbaal van oplevering is een essentieel document in elke bouw- of renovatiewerkzaamheden. Het markeert het einde van de werkzaamheden en dient als bewijs van de overeenkomst tussen opdrachtgever en aannemer. Cruciaal hierin is dat het geen eentonig formulier is, maar een document dat specifiek de situatie beschrijft. Het is dus geen statische template, maar een dynamisch verslag.

Wie is verantwoordelijk?

De aannemer is primair verantwoordelijk voor het opstellen van het proces-verbaal van oplevering. Het is zijn taak om de feiten zorgvuldig vast te leggen. Echter, beide partijen, opdrachtgever en aannemer, zijn erbij betrokken. Zowel de aannemer als de opdrachtgever dienen het proces-verbaal te ondertekenen om het te valideren. Opdrachtgevers moeten daarom actief deelnemen aan het proces en vragen stellen over alle punten die onduidelijk zijn.

Wat staat er in?

Het proces-verbaal dient alle relevante informatie over de oplevering vast te leggen. Het gaat niet alleen om het bevestigen van de voltooide werkzaamheden, maar ook om het beschrijven van eventuele afwijkingen, gebreken, en nog openstaande zaken. Een goed proces-verbaal is hierin essentieel. Een voorbeeld van de inhoud:

• Identificatie: Duidelijke identificatie van de opdrachtgever, aannemer, projectnaam en adres van de locatie.
• Datum en tijd van de oplevering: Precieze datum en tijd van het moment dat de oplevering plaatsvindt.
• Beschrijving van de werkzaamheden: Een zo volledig mogelijke beschrijving van de afgeronde werkzaamheden. Deze beschrijving is cruciaal. Niet alleen “de keuken is geinstalleerd”, maar ook “De keuken is geinstalleerd conform de tekeningen, met uitzondering van de afzuigkap die niet werkt”.
• Afwijkingen van het contract: Als er afwijkingen zijn ten opzichte van de oorspronkelijke overeenkomst, moeten deze expliciet worden vermeld. Bijvoorbeeld, “De afgesproken vloer is vervangen door een andere, die echter niet de oorspronkelijke afmetingen heeft.”
• Gebreken en opmerkingen: Hier moeten alle gebreken worden beschreven, en de overeenkomst om deze te herstellen worden vastgelegd. Een foto of een duidelijke beschrijving is essentieel voor later. Opdrachtgevers moeten altijd expliciet vragen om de afspraken over de gebreken helder in het proces-verbaal vast te leggen.
• Openstaande zaken en afspraken: Hier worden alle openstaande zaken beschreven. Bijvoorbeeld, “De schilderwerken zullen worden afgerond binnen 14 dagen.”
• Tekeningen en specificaties: In sommige gevallen kan een verwijzing naar relevante tekeningen en specificaties nuttig zijn.
• Handtekeningen van beide partijen: De ondertekening van beide partijen bevestigt de akkoord met de inhoud van het proces-verbaal.

Conclusie:

Het proces-verbaal van oplevering is een cruciaal document dat duidelijkheid schept over de afronding van een project. Door beide partijen zorgvuldig te zijn bij het opstellen en te focussen op specifieke details, worden potentiële geschillen voorkomen en is er een duidelijke afspraak over de toekomst.