Wat houdt algemene kosten in?

De mysterieuze wereld van algemene kosten: wat zijn ze en hoe worden ze beheerd?

Bedrijven maken kosten. Dat is een gegeven. Sommige kosten zijn makkelijk te identificeren en toe te wijzen aan een specifiek product, project of klant. Denk aan de grondstoffen voor een product, het salaris van een projectmanager of de marketingkosten voor een bepaalde campagne. Maar wat te doen met de kosten die niet zo makkelijk te categoriseren zijn? Dat zijn de algemene kosten.

Algemene kosten, ook wel overheadkosten genoemd, zijn indirect. Ze zijn niet direct en expliciet verbonden aan één specifiek product, dienst of project. Het ontbreekt aan een direct oorzakelijk verband. Dit maakt het toewijzen van deze kosten complex. In plaats van een directe koppeling, worden algemene kosten gealloceerd – verdeeld – over verschillende projecten of productlijnen op basis van schattingen en praktische overwegingen.

Voorbeelden van algemene kosten zijn:

• Huisvesting: Huur of afschrijving van kantoorpanden, nutsvoorzieningen (gas, water, elektriciteit), onderhoud en reparaties van het pand.
• Administratie en personeelszaken: Salarissen van administratief personeel, salarisadministratie, verzekeringen, pensioenbijdragen.
• IT: Kosten voor computers, software, internetverbinding, onderhoud en support.
• Marketing en communicatie (algemeen): Kosten voor algemene marketingactiviteiten die niet direct aan een specifiek product zijn gekoppeld.
• Verzekeringen: Algemene bedrijfsverzekeringen.
• Reizen en representatie (algemeen): Kosten voor zakenreizen en representatie die niet direct aan een specifiek project kunnen worden gekoppeld.
• Rechtsbijstand: Kosten voor juridisch advies en bijstand.

Hoe worden algemene kosten gealloceerd?

De allocatie van algemene kosten is een kwestie van schatten en een strategische keuze. Verschillende methoden bestaan, elk met hun voor- en nadelen:

• Op basis van oppervlakte: Bijvoorbeeld, als een project een groot deel van het kantoor in beslag neemt, krijgt het een groter deel van de huisvestingskosten toegewezen.
• Op basis van directe arbeidskosten: Een percentage van de directe arbeidskosten van een project wordt gebruikt om de algemene kosten te alloceren.
• Op basis van omzet: Projecten met een hogere omzet dragen een groter deel van de algemene kosten.
• Op basis van machine-uren: Relevant voor productieomgevingen, waarbij de machine-uren gebruikt voor een project bepalend zijn voor de allocatie.

De gekozen methode hangt sterk af van de aard van het bedrijf en de complexiteit van de activiteiten. Het is belangrijk om een methode te kiezen die zo nauwkeurig mogelijk is en die een eerlijk beeld geeft van de werkelijke kosten van elk project.

Het belang van goede beheersing van algemene kosten:

Een goede beheersing van algemene kosten is cruciaal voor de winstgevendheid van een bedrijf. Hoge algemene kosten kunnen de winstmarge aanzienlijk drukken. Door efficiëntie te verhogen en kosten te optimaliseren, kunnen bedrijven hun algemene kosten verlagen en hun concurrentievermogen verbeteren. Regelmatige analyse en monitoring van deze kosten is daarom van essentieel belang.

Concluderend, algemene kosten vormen een belangrijk, maar vaak onzichtbaar, onderdeel van de bedrijfsvoering. Het begrijpen van hun aard en het vinden van de juiste allocatiemethode is essentieel voor een accurate kostprijsbepaling en een gezonde bedrijfsvoering.