Wie mag er rijden in een auto van de zaak?

Wie mag er rijden in een auto van de zaak? Regels en risico's

Inzicht in wie mag er rijden in een auto van de zaak voorkomt financiële verrassingen bij schade. Onduidelijkheid over de regels brengt risicos voor de werknemer met zich mee. Het kennen van de lijst met bestuurders beschermt tegen aansprakelijkheid. Bestudeer de autoregeling zorgvuldig om veilig en zonder zorgen de weg op te gaan.

Wie mag er rijden in een auto van de zaak?

In de basis mag iedereen met een geldig rijbewijs in een auto van de zaak rijden, mits de werkgever of leasemaatschappij hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven. De vraag wie mag er rijden in een auto van de zaak hangt echter sterk af van de specifieke autoregeling van je bedrijf en de voorwaarden in het leasecontract. Er kan een verschil zitten tussen wie er technisch mag rijden en wie er volgens de polis verzekerd is.

Het is een veelvoorkomend misverstand dat alleen de werknemer op wiens naam de auto staat, achter het stuur mag kruipen. In de praktijk is het gebruik vaak uitgebreid naar gezinsleden en directe collegas, maar dit is geen universeel recht. Ik heb zelf meegemaakt dat een collega dacht dat zijn broer de auto even kon lenen voor een verhuizing, om er later achter te komen dat dit expliciet verboden was in de kleine lettertjes. Die onzekerheid wilt u voorkomen.

Toestemming van de werkgever: Het fundament

De allerbelangrijkste factor is de toestemming van de eigenaar of beheerder van de auto. Bij een zakelijke auto is dat de werkgever (vaak in overleg met de leasemaatschappij). Hoewel de wet alleen vereist dat de bestuurder een geldig rijbewijs heeft, kan een werkgever interne sancties opleggen als de auto door onbevoegden wordt bestuurd. Denk hierbij aan boetes of zelfs arbeidsrechtelijke gevolgen.

In Nederland rijden er momenteel meer dan 1,2 miljoen leaseautos rond, en bij veel zakelijke leasecontracten is partner rijden in leaseauto toegestaan. Dit ^[2] betekent echter niet dat je de auto ongelimiteerd aan iedereen kunt uitlenen. Veel bedrijven hanteren een strikte lijst van wie er als toegestane bestuurder wordt beschouwd om de risicos op schade en waardevermindering te beperken.

De autoregeling (Car Policy)

De autoregeling wie mag rijden is het document waarin alles staat vastgelegd. Hierin vind je details over: Gezinsleden: Mogen je partner en thuiswonende kinderen met een rijbewijs de auto gebruiken? Collegas: Is de auto bedoeld voor algemeen zakelijk gebruik of uitsluitend voor jou? Leeftijdsgrenzen: Zijn er beperkingen voor jonge bestuurders (vaak onder de 24 jaar)? Buitenland: Mag een derde de auto ook buiten Nederland besturen?

Mag mijn partner of kind in de leaseauto rijden?

Voor de meeste werknemers met een auto van de zaak is dit de belangrijkste vraag. In verreweg de meeste gevallen mag de partner die op hetzelfde adres woont in de auto rijden. Voor kinderen ligt dit soms complexer. Sommige verzekeringspolissen hanteren een hoger eigen risico voor bestuurders onder een bepaalde leeftijd, of sluiten ze zelfs helemaal uit voor zakelijke voertuigen.

Er is een interessant punt wat betreft de bijtelling. Als je bijtelling betaalt, wordt de auto fiscaal gezien als loon in natura en heb je recht op privégebruik. Dat recht strekt zich meestal uit tot je huishouden. Maar let op: als je de auto structureel laat gebruiken door je kind dat niet meer thuis woont, kan de fiscus dit zien als een extra verstrekking waarover belasting betaald moet worden. De kans op een controle is klein, maar de gevolgen bij een ongeval zijn groot. Het is simpelweg het risico niet waard.

Fiscale risico's bij structureel uitlenen

Wanneer iemand anders dan de werknemer de auto structureel gebruikt (bijvoorbeeld meer dan 20% van de tijd), kan dit leiden tot discussies over wie de feitelijke gebruiker is. De handhaving op rittenregistraties voor wie geen bijtelling betaalt is streng. Als een andere bestuurder een rit maakt die niet zakelijk verklaarbaar is en je hebt een verklaring geen privégebruik, dan hangt je een flinke naheffing boven het hoofd. ^[3]

Hoe zit het met de verzekering bij andere bestuurders?

De meeste zakelijke autoverzekeringen zijn gekoppeld aan het voertuig, niet aan de persoon. Dit betekent dat de auto in principe verzekerd is, wie er ook rijdt, zolang diegene een geldig rijbewijs heeft en niet onder invloed is. Echter - en hier zit een addertje onder het gras - de verzekering auto van de zaak andere bestuurder kan de schade verhalen op de werkgever of de werknemer als er sprake is van onreglementair gebruik.

Stel, je leent je auto uit aan een vriend voor een weekendje weg, terwijl in je contract staat dat alleen huisgenoten mogen rijden. Bij een zwaar ongeval waarbij sprake is van letselschade, kan de claim in de tienduizenden euros lopen. De verzekeraar keert mogelijk wel uit aan het slachtoffer, maar kan die kosten vervolgens op jou verhalen omdat je de contractvoorwaarden hebt geschonden. Het voelt als een kleine kans, tot het misgaat. Geloof me, die stress wil je niet.

Toegestane bestuurders per categorie

De Werknemer

• Altijd, dit is de primaire bestuurder die in de autoregeling staat.
• Toegestaan mits bijtelling wordt betaald of <500 km grens wordt bewaard.
• Eindverantwoordelijk voor boetes en staat van het voertuig.

Partner & Gezinsleden

• Meestal wel, mits woonachtig op hetzelfde adres als de werknemer.
• Soms beperkt voor jongeren onder 24 jaar vanwege verzekeringsvoorwaarden.
• Vaak stilzwijgend akkoord in de Car Policy, maar check de polis.

Derden (Vrienden/Buren)

• Zelden toegestaan voor structureel gebruik; incidenteel vaak verboden.
• Hoog risico op uitsluiting van verzekeringsdekking bij schade.
• Nooit toegestaan (bijv. de auto gebruiken als Uber-chauffeur).

De vakantie-breakthrough van Mark

Mark, een projectmanager uit Utrecht, ging met zijn gezin op vakantie naar Frankrijk in zijn nieuwe elektrische leaseauto. Hij was de enige die gewend was aan de auto, maar door een zware migraineaanval kon hij halverwege de rit niet meer verder rijden.

Zijn vrouw wilde het stuur overnemen, maar Mark twijfelde plotseling of zij wel verzekerd was. Hij had de autoregeling nooit echt gelezen en de angst voor een onverzekerd ongeval in het buitenland zorgde voor extra paniek bovenop de migraine.

In plaats van uren te wachten, zocht hij in zijn mailbox naar de 'Car Policy'. Hij ontdekte een zinnetje: -alle gezinsleden met een rijbewijs zijn gedekt voor privégebruik-. Het bleek dat de regeling specifiek was aangepast om vermoeidheid tijdens lange ritten te voorkomen.

Zijn vrouw reed de laatste 400 kilometer veilig door. Mark besefte dat hij door 5 minuten leeswerk vooraf een hoop stress had kunnen voorkomen. Sinds die rit adviseert hij al zijn collega's om de Car Policy als PDF op hun telefoon op te slaan.