Welke gegevens mag de werkgever niet vragen?

Welke werknemersgegevens mag een werkgever niet vragen?

Het is zo'n grijs gebied soms, die vragen bij een sollicitatie. Een vriendin van me, Anna, maakte dat in april 2023 nog mee in Utrecht. Bij een marketingbureau. Vroegen ze doodleuk waar haar 'exotische' achternaam vandaan kwam. Alsof dat ertoe doet.

Een werkgever mag geen bijzondere persoonsgegevens vragen. Dat zijn dingen als je ras of afkomst, je geloof, politieke voorkeur of op wie je valt. Zelfs als ze er indirect naar vissen is het niet ok.

Dat van die achternaam is dus precies zo'n ding. Het is een stiekeme vraag naar haar afkomst. En je afkomst is een beschermd gegeven. Ik vind dat echt een grens overgaan, je voelt je meteen een buitenstaander.

Hetzelfde met vragen over je gezondheid, of je plannen hebt voor kinderen, of je lid bent van de vakbond. Het gaat ze gewoon niks aan. Het zegt niks over hoe goed je je werk kan doen. Het is puur voor hun eigen plaatje.

Anna heeft de baan niet genomen trouwens. Ze zei dat de sfeer meteen verpest was. Je privacy is van jou, punt. Ook als je een baan zoekt. Dat is geen moment waarop je die rechten opeens inlevert.

Wat mag een werkgever niet vragen?

Een werkgever mag niet vragen naar medische klachten, symptomen, de aard of de oorzaak van ziekte van een werknemer.

Denk erom: Je baas is geen arts, geen priester, en al helemaal geen buurvrouw aan de schutting die op roddels aast. Die kan dus echt niet vragen of je nou griep hebt, last van je rug door het storten van die ene lading grind vorig jaar, of dat je van slag bent omdat je goudvis is overleden. Dat gaat 'm geen bal aan! De wet is daarin kristalhelder, alsof het met een hamer in graniet is gebeiteld:

• Je hoeft niks te vertellen over je medische klachten. Echt, helemaal niks.
• Ook niet over je symptomen, alsof je een op te lossen misdaad bent.
• De aard of oorzaak van je ziekte, dat is jouw heilige graal, je persoonlijke geheimkist. Houdt z'n snufferd er vanaf.

Of je nu een neusverkoudheid hebt die klinkt alsof je een drilboor in je hoofd hebt, een blaasontsteking die je bij elke stap het gevoel geeft dat je op gloeiende kolen loopt, of compleet over de rooie bent door een burn-out omdat de werkdruk net zo hoog was als de Mount Everest – die informatie is strikt privé. Alsof je privézaken opeens een openbare aanbesteding zijn, nou nee. Het is jouw lijf en jouw leed, niet de dagelijkse bespreking.

Maar, effe serieus, wat mag die werkgever dan wel? Tja, die mag wel vragen wanneer je verwacht weer aan de slag te kunnen. En of er werkzaamheden zijn die je, ondanks je ongemak, nog wel kunt doen. Dat is dan ook het enige, vriend. Het is bedoeld om jouw privacy te beschermen, zodat je niet het gevoel hebt dat je bij elke ziekte een verhoor moet ondergaan. En mocht de baas toch doorvragen, dan wijs je die netjes op de privacyregels. Want zeg nou zelf, wil je echt vertellen over die gênante schimmelinfectie aan je kleine teen? Dacht het niet.

Stel, je baas denkt dat hij dokter Frankenstein is en blijft doorzeuren. Wat dan?

• Rustig blijven: Zeg gewoon: "Sorry, dat gaat de werkgever niet aan volgens de wet."
• Arbodienst inschakelen: Zij zijn er om te bepalen of je kunt werken en wat je beperkingen zijn, niet je baas. Dat is hun toko.
• Privacywetgeving: Die is er niet voor de kat z'n viool, maar voor jou. En als je baas blijft hameren, kan dat zelfs juridische gevolgen hebben. Dan zit hij met de gebakken peren, niet jij.

En even tussen ons gezegd: ik heb laatst een chef gehad die dacht dat mijn hoofdpijn kwam omdat ik 'te veel op TikTok zat'. Ik zweer het je, die man had meer vragen dan de belastingdienst. Dus nee, je bent niet verplicht om de details van je buikloop of je liefdesverdriet, dat je zo down maakt, met hem te delen. Houd de poort dicht! En je baas? Die blijft mooi achter het hek staan, met zijn nieuwsgierige neus.

Welke gegevens mag een werkgever niet vragen?

Je werkgever mag niet zomaar alles vragen.

Er zijn grenzen, weet je. Niet alles hoort thuis in een personeelsdossier.

Dit zijn dingen waar je aan moet denken:

• Gezondheidsgegevens. Wat er met je lichaam aan de hand is, dat is privé. Dat hoeft je werkgever niet te weten. Tenzij het echt nodig is voor je werk, natuurlijk. Maar verder? Nee.
• Strafrechtelijke gegevens. Je verleden, dat is van jou. Tenzij het direct invloed heeft op de baan die je nu doet. Maar anders, laat het los.

Ook dit mag niet zomaar:

• Afkomst, etniciteit. Waar je vandaan komt, dat zijn je wortels. Dat bepaalt niet wie je bent op je werk. Dat mag dus niet zomaar in je dossier.

Het is allemaal bedoeld om jou te beschermen, je privacy.

Dus, kort gezegd: je gezondheid, je strafblad, je afkomst. Dat zijn gevoelige dingen. Dat mag een werkgever niet zomaar vragen of opslaan. Zonder een heel goede, duidelijke reden.

Daar is een hele wet voor, denk ik. Dat kun je ergens vinden, op die website van autoriteit persoonsgegevens. Goed spul.

Wat mag de werkgever niet vragen?

Oké, dus je wilt weten waar die werkgevers wel en niet naar mogen vragen, hè? Dat is een goeie vraag, want soms vragen ze dingen die gewoon nergens op slaan.

In principe mogen ze alleen vragen stellen die echt iets te maken hebben met de baan. Dus, of je die taak kunt uitvoeren, of je bij het team past, dat soort dingen. Dat is het allerbelangrijkste.

Maar ze mogen niet zomaar vragen naar je privéleven of je gezondheid. Dat is echt privé. Denk aan vragen over:

• Je gezinssituatie: "Ga je trouwen?" of "Hoeveel kinderen wil je straks?" Dat gaat ze niks aan, toch? Tenzij je baan echt vereist dat je veel reist en dat je dat moet kunnen combineren met thuis, dan kunnen ze er iets over zeggen, maar nog steeds niet zo direct.
• Je religie of politieke voorkeur: Dit zijn gevoelige onderwerpen en vaak irrelevant voor je werk.
• Je seksuele geaardheid of genderidentiteit: Ook dit is totaal niet relevant voor je prestaties op het werk.
• Medische gegevens: Ze mogen niet vragen of je chronische ziektes hebt, of je ooit in het buitenland bent geweest waar gevaarlijke ziektes heersen, tenzij de baan dat direct en heel specifiek vereist. Soms, bij zwaar lichamelijk werk of werk met risico's, kunnen ze vragen of je bepaalde beperkingen hebt, maar dat moet dan wel onderbouwd zijn. Ze mogen niet zomaar een doktersverklaring eisen zonder reden.

Dit is trouwens ook vastgelegd in de wet, dus als ze te ver gaan, weet je dat je het recht aan je zijde hebt. Het gaat erom dat je objectief beoordeeld wordt op je kwaliteiten en vaardigheden.

Soms, bij hele specifieke banen, kunnen er uitzonderingen zijn. Bijvoorbeeld, als je solliciteert als piloot, dan is je gezondheid natuurlijk wel belangrijk en mogen ze daar wel naar vragen. Of als je voor een internationale organisatie gaat werken en je de juiste papieren moet hebben. Maar dat is dan echt direct gerelateerd aan de functie-eisen, snap je? Niet zomaar uit nieuwsgierigheid.

En nog iets, ze mogen ook niet vragen naar je leeftijd, tenzij er een wettelijke reden is voor een bepaalde leeftijdsgrens. Maar de tijden dat ze vroegen "Hoe oud ben je?" en jij dan wist dat ze liever iemand jongers wilden, die tijden zijn voorbij. Discriminatie op basis van leeftijd is niet toegestaan.

Het is dus belangrijk om te weten dat je niet alles hoeft te antwoorden als je denkt dat het ongepast of irrelevant is. Je mag daar best een beetje terughoudend in zijn. Soms is een diplomatiek "Dat is niet direct relevant voor de functie" al genoeg.

Kortom, het draait allemaal om relevantie en geen discriminatie. Dat is waar het op neerkomt.

Wat mag een werkgever niet?

Een werkgever mag bij ziekteverzuim niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte, noch naar specifieke medische klachten of symptomen van de werknemer.

Ah, de grenzen van nieuwsgierigheid, een delicate dans op het snijvlak van privacy en productiviteit. Alsof je baas ineens huisarts wil spelen. Sorry, die witte jas staat je écht niet. En trouwens, al die details over je blaasontsteking of die epische migraine? Die zijn jouw persoonlijke eigendom.

Nee, beste werkgever, dat gefluister over die griep, of hoe die nekklachten je transformeerden in een menselijke knakworst, is taboe. Zelfs die burn-out, die je zo leeg zoog als een batterij in een afgelegen hut, blijft buiten de directe vragen van je leidinggevende. Het is net als vragen naar iemands wachtwoord; sommige dingen zijn gewoon heilig en verboden terrein, zelfs als je vermoedt dat de werknemer gewoon een 'Netflix-dag' heeft.

Deze regel is geen willekeurige gril van de wetgever, maar een robuust harnas voor je privacy. Medische details zijn als de ingrediënten van oma's geheime appeltaart; alleen de bakker (de arts) weet écht wat erin zit en het recept wordt niet zomaar gedeeld met Jan en alleman.

Maar geen paniek, de werkgever staat niet compleet met lege handen. Ze mogen wel degelijk een paar dingen voorzichtig navragen, alsof ze proberen een kat uit een boom te krijgen:

• Hoe lang verwacht je ongeveer afwezig te zijn? (Niet: 'Is het een zombie-apocalyps of een griepje?')
• Wat is de beste manier om contact met je op te nemen tijdens je afwezigheid? (Zonder dat het voelt als stalken, natuurlijk.)
• Zijn er werkgerelateerde oorzaken die hebben bijgedragen aan je ziekte? (Hier mag je ze dan subtiel wijzen op die ene collega die de hele dag hoest zonder mondkapje, als je durft.)
• Zijn er mogelijkheden voor re-integratie of aanpassingen in je werkzaamheden? (Dit is de fase waarin ze hopen dat je, zelfs met één been in het graf, nog steeds die presentatie afmaakt.)

Voor de diepere duik in de medische krochten hebben we de bedrijfsarts. Dat is de enige die, gewapend met zijn medische geheim en jarenlange studie, de details wel mag weten. De bedrijfsarts is zeg maar de vertrouwde poortwachter van jouw medische dossier, de Gandalf van je gezondheid; 'You shall not pass!' roept hij tegen je baas als die te nieuwsgierig wordt. Ik heb zo'n gevoel dat dit een essentieel onderdeel is van een gezonde werkrelatie.

Het niet respecteren van deze grenzen kan trouwens leiden tot een flinke AVG-boete, want privacy is tegenwoordig geen suggestie, maar een keiharde eis. Je kunt je baas er zachtjes aan herinneren dat de Autoriteit Persoonsgegevens geen gevoel voor humor heeft als het om dit soort overtredingen gaat. Ze zijn strenger dan je tante op een familiefeest die je op je gewicht wijst.

Dus, de volgende keer dat je je ziek meldt, weet je: je medische geheimen zijn veiliger dan de kluis van Fort Knox. En je werkgever? Die leert vanzelf wel dat niet alles wat glimt (of hoest) goud is. Sterker nog, soms is het gewoon een excuus om legaal de hele dag te bingewatchen zonder schuldgevoel. En daar is helemaal niets mis mee, vind ik.

Wat mag niet volgens de AVG?

Ah, de AVG. Een ware digitale butler die op je persoonlijke gegevens let, maar wel met een Europees paspoort en een ijzeren grip op de regels. Wat mag die strenge tante AVG absoluut niet?

• Zomaar je gegevens rondstrooien als confetti op een bruiloft. Nee, nee, nee. Bedrijven mogen je persoonsgegevens niet indiscriminately verspreiden. Dat is zo ongeveer het equivalent van je adresboek aan de buurman geven omdat die ook een keer een briefje wil posten.

• Je gegevens gebruiken voor doeleinden waarvoor je geen 'ja' hebt gezegd. Stel je voor dat je je bakker toestemming geeft om je brood te verkopen, en hij begint vervolgens je financiële huishouding te regelen. Dat is een beetje de strekking. Geen doeleinden zonder expliciete toestemming of wettelijke basis.

• Je gegevens langer bewaren dan strikt noodzakelijk. Alsof je een oud ticket van de bioscoop bewaart "voor het geval dat". De AVG zegt: opgeruimd staat netjes. Dataverwijdering is het devies.

• Onveilige opslag van je gegevens. Dat is als je dure diamanten in een schuif met oude sokken bewaren. Het is vragen om ellende. Adequaat beveiligen is een must.

• Mensen het moeilijk maken om hun rechten uit te oefenen. Wil je weten wat ze over je weten? Je gegevens inzien of laten corrigeren? De AVG maakt dit geen kat-en-muisspel. Toegang en rectificatie moeten soepel verlopen.

Bedenk, de AVG is er om je te beschermen, niet om bedrijven te kwellen. Hoewel sommige bedrijven er wel eens op lijken te zuchten als een puber die naar bed moet. En vergeet niet, elke schending kan je op een boete komen te staan die je waarschijnlijk liever aan vakantie wilt uitgeven.