Welk ID-bewijs voor werkgever?

Identiteitsbewijs voor werkgevers

Voor de loonadministratie zijn werkgevers wettelijk verplicht een kopie te maken van het identiteitsbewijs van hun werknemers. Deze kopie mag het burgerservicenummer (BSN) van de werknemer bevatten.

Vereisten voor het identiteitsbewijs

Het identiteitsbewijs dat wordt gebruikt voor de loonadministratie moet aan de volgende vereisten voldoen:

• Het moet een geldig, door de overheid afgegeven identiteitsbewijs zijn.
• Het moet een foto van de werknemer bevatten.
• Het moet de naam, geboortedatum en het adres van de werknemer bevatten.
• Het moet het BSN van de werknemer bevatten.

Toegestane identiteitsbewijzen

De volgende identiteitsbewijzen zijn toegestaan voor de loonadministratie:

• Nederlands paspoort
• Nederlandse identiteitskaart
• Rijbewijs (alleen als deze een foto en BSN bevat)
• Europees identiteitsbewijs of paspoort
• Reisdocument voor vluchtelingen (alleen als deze een foto en BSN bevat)

Opslag van het identiteitsbewijs

De kopie van het identiteitsbewijs moet veilig worden opgeslagen. De werkgever is verantwoordelijk voor het beschermen van de privacygevoelige informatie op het identiteitsbewijs.

Wijziging van het identiteitsbewijs

Als de werknemer zijn of haar identiteitsbewijs wijzigt, moet de werkgever hierover binnen 24 uur worden geïnformeerd. De werkgever moet dan een nieuwe kopie van het identiteitsbewijs maken.

Gevolgen van het niet verstrekken van een identiteitsbewijs

Als een werknemer geen geldig identiteitsbewijs kan overleggen, mag de werkgever het loon niet uitbetalen. De werkgever kan een boete krijgen als hij het loon uitbetaalt zonder kopie van het identiteitsbewijs.

Let op: Het is belangrijk dat werknemers hun identiteitsbewijs alleen overhandigen aan personen die daartoe bevoegd zijn, zoals hun werkgever. Werknemers mogen hun identiteitsbewijs nooit via e-mail of andere onveilige kanalen verzenden.