Wat moet ik doen als mijn werknemer ziek is?

Wat te doen als uw werknemer ziek is: Een praktische gids

Een zieke werknemer is nooit fijn, maar een goede aanpak kan de impact op uw bedrijf minimaliseren en uw werknemer ondersteunen. Dit artikel biedt een praktische gids voor werkgevers over hoe te handelen bij een ziekmelding. De focus ligt op het voorkomen van onduidelijkheid en het garanderen van een correcte procedure, die zowel uw belangen als die van uw werknemer beschermt.

1. De Ziekmelding:

Het begint met de ziekmelding zelf. Zorg ervoor dat uw bedrijf een heldere en schriftelijke procedure heeft voor ziekmeldingen. Deze procedure moet toegankelijk zijn voor alle medewerkers en duidelijk aangeven hoe en aan wie zij zich moeten melden (bijvoorbeeld via een speciaal telefoonnummer, e-mailadres of online portaal). Het is raadzaam de procedure te vermelden in het personeelshandboek of een aparte, makkelijk vindbare documentatie.

De ziekmelding zelf dient zo volledig mogelijk te zijn. Een minimale hoeveelheid informatie is essentieel: naam van de werknemer, datum van de ziekmelding, aard van de ziekte (indien de werknemer dit wil delen, dit is niet altijd verplicht), en een indicatie van de verwachte duur van de ziekte. Dwing de medewerker echter niet tot het delen van meer informatie dan zij comfortabel mee delen. Respect voor privacy staat voorop.

2. Contact en Follow-up:

Na ontvangst van de ziekmelding is het belangrijk om snel contact op te nemen met de werknemer. Dit contact dient vriendelijk en ondersteunend te zijn. Informeer naar de gezondheid van de medewerker (op een respectvolle en niet-indringende manier) en bevestig de ontvangst van de ziekmelding.

3. Melding aan Arbodienst/Bedrijfsarts:

Dit is een cruciaal onderdeel en vaak een bron van misverstanden. Binnen één week na de ziekmelding bent u als werkgever verplicht de arbodienst of bedrijfsarts op de hoogte te stellen. Dit is wettelijk verplicht en helpt bij het monitoren van verzuim en het tijdig inschakelen van passende hulp voor de werknemer. Wacht niet tot de werknemer hersteld is; tijdige melding is essentieel. De arbodienst of bedrijfsarts kan waardevolle adviezen geven over de verdere aanpak en mogelijke re-integratie.

4. Verwachte Herstelduur en Re-integratie:

U mag informeren naar de verwachte herstelduur van de werknemer, maar forceer geen antwoord. Dit dient ter planning en om eventuele taken te kunnen herverdelen. Na een periode van ziekte zal de arbodienst of bedrijfsarts betrokken zijn bij de re-integratie van de werknemer. Houd hierover nauw contact met hen. Een goede samenwerking met de arbodienst/bedrijfsarts is doorslaggevend voor een succesvolle terugkeer naar het werk.

5. Vertrouwelijkheid:

Alle informatie met betrekking tot de ziekte van de werknemer moet vertrouwelijk worden behandeld. Deel geen details met andere collega’s, behalve indien dit strikt noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld bij het herverdelen van taken).

Tot slot:

Een goede aanpak bij ziekteverzuim is niet alleen goed voor uw werknemer, maar ook voor uw bedrijf. Een duidelijke procedure, respectvolle communicatie en tijdige melding aan de arbodienst/bedrijfsarts zorgen voor een soepel verloop en bevorderen een positieve werkomgeving. Raadpleeg bij twijfel altijd de arbodienst of een jurist gespecialiseerd in arbeidsrecht.