Wat mag een werkgever screenen?

Wat mag een werkgever screenen? Een blik op de grenzen van sollicitatieonderzoek

De zoektocht naar de ideale kandidaat is een cruciale taak voor elke werkgever. Om de juiste persoon te vinden, wordt er vaak meer gedaan dan alleen het beoordelen van CV's en het afnemen van sollicitatiegesprekken. Werkgevers screenen potentiële werknemers om een completer beeld te krijgen van hun achtergrond en geschiktheid. Maar waar liggen de grenzen van wat een werkgever mag onderzoeken?

Het is belangrijk te onthouden dat er een balans moet zijn tussen de legitieme behoefte van een werkgever om zichzelf te beschermen en de privacyrechten van de sollicitant. Een grondige screening kan helpen bij het voorkomen van risico's, zoals het aannemen van iemand met een valse identiteit, een onjuiste weergave van kwalificaties of een verborgen crimineel verleden dat relevant is voor de functie. Echter, deze screening mag niet onnodig inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer van de kandidaat.

Wat is doorgaans toegestaan?

In de basis kan een werkgever de volgende zaken screenen:

• Identiteitsverificatie: Dit is een essentieel onderdeel van de screening. Het gaat om het controleren van de identiteit van de sollicitant door middel van identiteitsbewijzen. Dit is nodig om fraude te voorkomen en er zeker van te zijn dat de werkgever met de juiste persoon te maken heeft.
• Werkervaring: Het verifiëren van de werkervaring is een gangbare praktijk. Werkgevers kunnen contact opnemen met voormalige werkgevers om de functie, de periode van tewerkstelling en de prestaties van de sollicitant te controleren. Vraag hierbij wel altijd naar toestemming van de sollicitant.
• Diploma's en certificaten: Het is toegestaan om de echtheid van diploma's en certificaten te controleren. Dit kan rechtstreeks bij de betreffende onderwijsinstelling of certificeringsinstantie.
• Sociale media profielen (met toestemming): Het bekijken van openbare social media profielen is een grijs gebied. Hoewel het technisch gezien mogelijk is, is het belangrijk dat de werkgever dit alleen doet met de expliciete toestemming van de sollicitant. Bovendien moet de screening relevant zijn voor de functie en mag er geen sprake zijn van discriminatie op basis van persoonlijke overtuigingen of kenmerken die op de sociale media profielen zichtbaar zijn.

Wat is niet of minder snel toegestaan?

Sommige screenings zijn minder vanzelfsprekend en vereisen een zorgvuldige afweging:

• Medische keuringen: Een medische keuring is in principe alleen toegestaan als dit noodzakelijk is voor de functie. Denk bijvoorbeeld aan piloten, brandweerlieden of andere beroepen waarbij de fysieke of mentale gesteldheid essentieel is voor de veilige uitoefening van het werk.
• Criminele achtergrondcheck: Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) mag alleen worden gevraagd als de functie dit vereist, bijvoorbeeld wanneer de functie te maken heeft met kwetsbare groepen of gevoelige informatie. Ook hier geldt dat de privacy van de sollicitant moet worden gerespecteerd.
• Financiële achtergrondcheck: Het screenen van de financiële achtergrond van een sollicitant is over het algemeen niet toegestaan, tenzij er een direct verband is met de functie. Bijvoorbeeld bij functies in de financiële sector waarbij de integriteit van de werknemer van groot belang is.
• Discriminatie: Het is verboden om te discrimineren op basis van ras, geslacht, religie, seksuele geaardheid, leeftijd of andere beschermde kenmerken. Dit geldt ook voor screenings.

Conclusie:

Werkgevers hebben legitieme redenen om sollicitanten te screenen. Echter, het is essentieel dat deze screening op een transparante, respectvolle en legale manier gebeurt. Het vragen van toestemming, het uitleggen van de redenen voor de screening en het beperken van de screening tot wat relevant is voor de functie zijn cruciale aspecten om de privacyrechten van de sollicitant te waarborgen. Een zorgvuldige afweging van de belangen van de werkgever en de privacyrechten van de sollicitant is essentieel om tot een eerlijk en objectief beoordelingsproces te komen. Het is aan te raden dat werkgevers duidelijke richtlijnen en protocollen opstellen voor hun screeningprocessen om ervoor te zorgen dat deze in overeenstemming zijn met de wet- en regelgeving en de ethische normen.