Kun je factureren zonder KVK?

Factureren zonder KVK: Kan dat wel?

De vraag of je kunt factureren zonder Kamer van Koophandel (KVK)-inschrijving is een veelgestelde, en het antwoord is: ja, dat kan, onder bepaalde voorwaarden. Het is een misverstand dat een KVK-nummer een absolute vereiste is voor facturering. Wat wel essentieel is, is het correct en volledig invullen van je factuur met de wettelijke vereisten.

Het is juist het al dan niet hebben van een KVK-inschrijving dat de situatie definieert.

Situatie 1: Geen KVK-inschrijving, geen BTW-nummer:

Als je incidenteel een dienst levert en geen BTW-plichtig bent (omdat je omzet onder de drempel blijft), heb je geen KVK-inschrijving nodig en geen BTW-nummer. Je factuur moet dan wel je volledige naam en adres bevatten, een omschrijving van de geleverde dienst, de datum van de dienstverlening, de prijs en de datum van de factuur. Een factuurnummer is aan te raden voor een goede administratie. Een bankrekeningnummer is natuurlijk ook essentieel.

Situatie 2: Geen KVK-inschrijving, wel BTW-nummer:

Dit is de meest verwarrende situatie. Je kunt een BTW-nummer krijgen zonder KVK-inschrijving. Dit is bijvoorbeeld mogelijk als je als ZZP’er incidenteel werkt, zonder de intentie een structurele onderneming op te zetten. Je mag dan facturen versturen met je BTW-nummer, maar je bent dan wel verplicht om aan alle wettelijke eisen voor BTW-facturen te voldoen. Dit omvat onder andere:

• Jouw volledige naam en adres (of bedrijfsnaam indien je er een hebt, zelfs zonder KVK-inschrijving)
• BTW-identificatienummer (BTW-nummer)
• Factuurnummer
• Datum van de factuur
• Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Aantal geleverde eenheden
• Eenheidsprijs (exclusief BTW)
• Totaalbedrag exclusief BTW
• BTW-bedrag
• Totaalbedrag inclusief BTW

Het ontbreken van een KVK-inschrijving kan echter gevolgen hebben:

Hoewel je mag factureren zonder KVK-inschrijving, kan het ontbreken ervan wel nadelige gevolgen hebben. Sommige klanten eisen een KVK-nummer voor de administratie en betaling. Bovendien maakt een KVK-inschrijving je officieel zichtbaar als ondernemer, wat van belang kan zijn voor je reputatie en kredietwaardigheid. Ook voor bepaalde subsidies of financieringen kan een KVK-inschrijving een vereiste zijn.

Conclusie:

Factureren zonder KVK-inschrijving is mogelijk, maar het is cruciaal om de wettelijke vereisten voor facturering na te leven. Of je een KVK-inschrijving nodig hebt, hangt af van je specifieke situatie en de omvang van je activiteiten. Voor incidentele opdrachten zonder BTW-plicht is een KVK-inschrijving over het algemeen niet verplicht. Voor BTW-plichtige werkzaamheden, zelfs incidenteel, is het correct opmaken van de factuur met BTW-nummer essentieel. Overweeg echter wel de voordelen van een KVK-inschrijving voor je lange termijn planning.