Kan ik een factuur maken zonder KVK?

Een factuur zonder KvK: Kan dat wel? En moet dat wel?

Nou, laten we eerlijk zijn: de vraag of je een factuur kunt maken zonder KvK-nummer is een beetje een hamer op een spijker. Het antwoord is: ja, dat kan wel. Maar of je dat moet doen, is een heel ander verhaal. Het hangt namelijk helemaal af van de context.

Ik denk dat veel mensen in de war raken door alle regels en wetgeving rondom factureren. Een ‘officiële’ factuur met alle toeters en bellen, inclusief KvK-nummer en BTW-nummer, voelt vaak als een enorme berg papierwerk. En als je gewoon even je buurvrouw hebt geholpen met de tuin, of een taart hebt gebakken voor een vriendin, dan voelt het maken van zo’n formele factuur een beetje als overkill, toch?

En daar heb je gelijk in! Als particulier, zonder winstoogmerk, hoef je geen KvK-nummer te hebben en ben je ook niet verplicht om BTW te berekenen. Een simpele, nette nota met de volgende informatie is dan volkomen voldoende:

• Datum: Wanneer de levering of dienst heeft plaatsgevonden.
• Omschrijving: Duidelijke beschrijving van wat je hebt geleverd of gedaan (bijv. “tuinonderhoud”, “gebakken taart – chocolade”).
• Aantal: Hoeveel je hebt geleverd (bijv. “3 uur tuinonderhoud”, “1 taart”).
• Prijs per eenheid: De prijs per uur of per product.
• Totaalprijs: Het totaalbedrag.
• Je naam en adresgegevens: Zodat de klant weet wie de nota heeft uitgeschreven.

Dit is alles wat je nodig hebt voor een transparante en correcte afrekening tussen particulieren. Het draait hier om vertrouwen en een duidelijke afspraak. De klant weet wat hij of zij krijgt en betaalt daar een eerlijke prijs voor. Een officiële factuur is in dit geval niet alleen overbodig, maar ook – laten we eerlijk zijn – een beetje onnodig bureaucratisch.

Maar let op! Dit verandert zodra je als zzp’er of ondernemer werkt. Dan is het hebben van een KvK-nummer vaak verplicht, afhankelijk van je activiteiten en omzet. Ook het berekenen en afdragen van BTW wordt dan essentieel. Het ontbreken van een KvK-nummer en BTW-nummer op je facturen kan dan leiden tot problemen met de Belastingdienst en mogelijk boetes. Daarom is het raadzaam om je goed te laten informeren door de Kamer van Koophandel of een belastingadviseur als je zakelijk werkt.

Kortom: een factuur zonder KvK-nummer kan, maar de vraag of het mag en moet, hangt af van je situatie. Als particulier is een simpele, duidelijke nota voldoende. Als ondernemer is een officiële factuur met alle benodigde gegevens wettelijk vaak vereist. Duidelijkheid, eerlijkheid en een goede afspraken met je klant, dat is waar het uiteindelijk om draait!