Hoeveel administratiekosten mag ik apart in rekening brengen?

Administratiekosten bij wanbetaling: mag dat wel?

De vraag of u aparte administratiekosten mag doorberekenen bij wanbetaling is een veelvoorkomende, en vaak misverstandelijke, kwestie. Het korte antwoord is: nee, dat mag niet. Het is een wijdverbreid misverstand dat u, naast de wettelijk toegestane incassokosten, extra kosten voor administratie kunt rekenen.

De wetgeving rond buitengerechtelijke incassokosten, zoals vastgelegd in artikel 6:96 lid 2 BW, is specifiek. Deze artikelen regelen welke kosten een schuldeiser mag verhalen op een wanbetaler om de incassokosten te dekken. Deze kosten omvatten onder meer het opstellen van aanmaningen, het voeren van correspondentie en de tijd besteed aan het proberen te incasseren.

Waarom zijn aparte administratiekosten niet toegestaan?

Het idee achter de wettelijke regeling is dat de incassokosten een algehele vergoeding vormen voor alle redelijke kosten die gemaakt worden bij het incasseren van een vordering. Het apart in rekening brengen van administratiekosten is dan ook dubbelop. De kosten die gemaakt worden voor administratieve handelingen zijn al impliciet inbegrepen in de wettelijk toegestane incassokosten.

Het onterecht in rekening brengen van extra administratiekosten kan zelfs nadelige gevolgen hebben. Een wanbetaler kan deze kosten weigeren te betalen en u kunt aansprakelijk worden gesteld voor de extra kosten die de wanbetaler heeft gemaakt om de onterechte vordering aan te vechten. Dit kan leiden tot een vermindering van uw vordering en mogelijk zelfs tot het betalen van de proceskosten van de wanbetaler.

Wat wel mag:

U mag wél de wettelijk toegestane buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Het is echter cruciaal dat deze kosten redelijk zijn en dat u deze kunt onderbouwen. Overdrijving of het opnemen van onredelijke kosten kan leiden tot problemen. Het is aan te raden om voorafgaand aan het verzenden van een aanmaning met incassokosten een duidelijke berekening te maken en deze te documenteren.

Conclusie:

Het apart in rekening brengen van administratiekosten naast de wettelijk toegestane incassokosten is niet toegestaan. Focus op het correct berekenen en onderbouwen van de wettelijke incassokosten om juridische problemen te voorkomen. Bij twijfel is het altijd verstandig om juridisch advies in te winnen.