Hoe lang kun je een contract bewaren?

Hoe lang moet je contracten bewaren? Een overzicht van bewaartermijnen

Contracten en overeenkomsten, de ruggengraat van vele zakelijke en persoonlijke transacties, dienen zorgvuldig bewaard te worden. Maar hoe lang moet je ze eigenlijk bewaren? De wet schrijft geen universele bewaartermijn voor, maar een algemene regel van zeven jaar is een goede leidraad. Deze periode is echter niet absoluut en kan aanzienlijk afwijken afhankelijk van het soort contract en de geldende wet- en regelgeving.

De algemene bewaartermijn: zeven jaar

De fiscale bewaarplicht vormt de basis voor de meeste bewaartermijnen. De Belastingdienst vereist over het algemeen dat je relevante documentatie, waaronder contracten, gedurende zeven jaar bewaart. Dit geldt voor zowel fysieke als digitale documenten. Deze periode begint te lopen vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de overeenkomst is afgesloten. Een contract getekend op 15 juni 2023 moet dus tot en met 31 december 2030 bewaard worden.

Uitzonderingen op de regel: langere bewaartermijnen

Verschillende situaties vereisen een langere bewaartermijn dan de standaard zeven jaar. Enkele voorbeelden:

• Garantieovereenkomsten: De bewaartermijn voor garantieovereenkomsten is afhankelijk van de garantieperiode zelf. Een product met een tienjarige garantie vereist het bewaren van het contract gedurende minimaal tien jaar.
• Hypotheken en leningen: Voor hypothecaire leningen en andere grote leningen geldt vaak een langere bewaartermijn, soms wel tot dertig jaar. Deze langere periode is gerelateerd aan de looptijd van de lening en de potentiële fiscale implicaties.
• Arbeidsovereenkomsten: Hoewel de fiscale bewaartermijn van zeven jaar geldt, is het raadzaam om arbeidsovereenkomsten langer te bewaren, zeker bij eventuele geschillen. Een periode van tien tot vijftien jaar is hierbij geen uitzondering.
• Contracten met specifieke wettelijke vereisten: Sommige contracten, zoals die in de bouwsector of de gezondheidszorg, vallen onder specifieke wetgeving die langere bewaartermijnen voorschrijft. Raadpleeg in dat geval de relevante wetgeving of een jurist.
• Verjaringstermijnen: De verjaringstermijn van een vordering kan langer zijn dan zeven jaar. Het bewaren van het contract is essentieel om je rechten te kunnen uitoefenen of verdedigen, zelfs als de fiscale bewaarplicht is verlopen.

Digitale bewaring: veiligheid en toegankelijkheid

Bij digitale bewaring is het cruciaal om te zorgen voor de veiligheid en toegankelijkheid van je documenten. Gebruik veilige opslagmethoden, zoals versleutelde cloudopslag of een extern hard drive. Regelmatig back-ups maken is eveneens essentieel om gegevensverlies te voorkomen. Zorg er bovendien voor dat je het bestandstype over een lange periode kunt openen.

Conclusie: zorgvuldig bewaren is cruciaal

Het bewaren van contracten is geen triviale zaak. Hoewel de algemene bewaartermijn zeven jaar is, zijn er vele uitzonderingen. Om juridische en fiscale risico’s te vermijden, is het verstandig om een duidelijk bewaarsysteem te implementeren en de specifieke bewaartermijn voor elk contract te bepalen. Bij twijfel is het altijd raadzaam om juridisch advies in te winnen.