Heeft een werkgever een BSN nodig?

Heeft een werkgever een BSN nodig? Niet als identificatie, wel voor de loonadministratie.

Het burgerservicenummer (BSN) is een uniek persoonsnummer dat in Nederland wordt gebruikt voor identificatie in het contact met de overheid. De vraag of een werkgever een BSN nodig heeft, kent een genuanceerd antwoord. Het korte antwoord is: ja, voor de loonadministratie, maar nee, niet als enig bewijs van identiteit.

BSN niet geschikt als bewijs van identiteit

Een werkgever heeft een wettelijke verplichting om de identiteit van een nieuwe werknemer te controleren. Echter, een rijbewijs of een verklaring van de Belastingdienst waar het BSN op staat, zijn niet voldoende om aan deze verificatieplicht te voldoen. Dit komt doordat deze documenten geen informatie bevatten over de nationaliteit van de werknemer. De Wet arbeid vreemdelingen (Wav) verplicht werkgevers namelijk om te controleren of een werknemer gerechtigd is om in Nederland te werken. Dit kan alleen met een geldig en wettelijk toegestaan identiteitsbewijs.

Welke documenten zijn wel geschikt als bewijs van identiteit?

Geldige identiteitsbewijzen om aan de wettelijke verificatieplicht te voldoen zijn onder andere:

• Een geldig paspoort
• Een geldige Nederlandse identiteitskaart
• Een geldige verblijfsvergunning (indien van toepassing)

Waarom heeft een werkgever dan wel een BSN nodig?

Hoewel het BSN geen geschikte manier is om de identiteit van een werknemer te verifiëren voor de Wav, is het essentieel voor de loonadministratie. De werkgever heeft het BSN nodig om:

• Loonbelasting en premies volksverzekeringen correct af te dragen aan de Belastingdienst.
• De loonstrook correct te genereren.
• Gegevens aan te leveren aan instanties zoals het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen) en pensioenfondsen.
• Jaaropgaven te verstrekken.

Zonder een correct BSN kan de werkgever de loonadministratie niet correct voeren en kan dit leiden tot problemen met de Belastingdienst en andere instanties.

Conclusie

Een werkgever heeft dus niet het BSN nodig als enig middel om de identiteit van een werknemer te controleren. De wettelijke verificatieplicht vereist een geldig identiteitsbewijs dat de nationaliteit van de werknemer aantoont. Echter, het BSN is cruciaal voor een correcte loonadministratie en de afdracht van loonbelasting en premies. De werkgever moet dus zowel een geldig identiteitsbewijs opvragen als het BSN van de werknemer registreren.