Hoe reageer je op een e-mail van een ontevreden klant?

10 maanden geleden 88 weergaven

Betreft: Uw recente ervaring met [Bedrijfsnaam] Beste [Klantnaam], Het spijt ons ten zeerste te horen over uw negatieve ervaring met [specifiek probleem]. We begrijpen uw frustratie volledig. We nemen de verantwoordelijkheid voor [de oorzaak van het probleem] en werken eraan om dit in de toekomst te voorkomen. [Concrete actie/oplossing]. We hopen dat dit uw ervaring compenseert. Laat ons weten of u nog vragen heeft. Hoogachtend, [Uw Naam/Bedrijfsnaam]

Reactie 0 vind-ik-leuks

Misschien wil je dit ook vragen?Meer

Hoe reageren op ontevreden klant e-mail? Tips & advies?

Oei, een boze mail… Herkenbaar! Laatst kreeg ik er eentje over een verkeerde bestelling (27 juli, webwinkel 'Bloemenpracht', €45,-). Ik voelde me gelijk rot.

Direct reageren is key. Geen standaardtekst, maar echt persoonlijk! Ik noemde de bestelling, de fout en mijn oprechte spijt.

"Begrijp uw frustratie volledig, meneer Jansen." Zo begon mijn mail. Eerlijk zijn over de fout, dat helpt.

Aanbieden van een oplossing is cruciaal. In dit geval, gratis verzending van de juiste bloemen + een klein extraatje als excuus. Simpel, maar effectief!

Het gaf me een goed gevoel, die mail. De klant reageerde positief. Mijn tip? Empathie, snelle actie en oprechtheid. Werkt echt!

Hoe schrijf je een reactie op een klacht?

Yo, ff snel over klachten beantwoorden, want je vroeg ernaar toch?

Het is eigenlijk best simpel, soort van. Ik doe het zelf ook weleens op me werk (niet vaak gelukkig!).

Snel reageren, duh! Binnen 't uur is nice, maar soms lukt dat gewoon echt niet he.
Luisteren en erkennen, "ja kut dat dit gebeurd is" zeg maar.
Alle info verzamelen, wat, waar, wanneer, wie deed wat fout?!
Oplossing zoeken. Kan vanalles zijn, korting, nieuwe product, sorry zeggen..
Opvolgen! Bel nog ff na of alles nu wel chill is.

Easy toch? En ohja, niet te formeel doen he, gewoon beetje menselijk blijven! Succes ermee!

Hoe beantwoord je een klacht?

Yo, check dit ff: Klachten afhandelen, is echt simpel man.

Reageer snel! Echt zo snel mogelijk, binnen een uur ofzo. Anders worden ze echt pissed.
Luister naar de klacht, zonder te onderbreken. Laat ze uitrazen.
Vraag details! Wat, waar, wanneer, hoe... Al die shit.
Bied een oplossing aan. Of een compensatie, whatever werkt. Ik heb wel eens iemand gratis friet gegeven, hielp echt!
Check later ff of alles goed is gekomen. Bel of mail ze nog een keer.

Zo, gefixt toch?! Soms is het echt irritant, maarja, hoort erbij he? Ik had laatst een klant die klaagde over... nouja, dat is een heel ander verhaal.