Hoe neem je zakelijk de telefoon op?

De kunst van de professionele telefoonopname: Zo maak je een goede eerste indruk

Een professionele telefoonopname is cruciaal voor een succesvolle zakelijke communicatie. Het is de eerste indruk die je achterlaat bij klanten, partners en collega’s. Een goede telefoonopname straalt professionaliteit, efficiëntie en behulpzaamheid uit.

Hoe maak je een goede eerste indruk via de telefoon?

1. Snelle beantwoording:
Reageer zo snel mogelijk op een inkomende oproep. Wacht niet langer dan drie keer rinkelen. Dit toont aan dat je gemotiveerd bent en de tijd van de beller waardeert.

2. Vriendelijke en behulpzame openingszin:
Begroet de beller met een glimlach in je stem. Zeg bijvoorbeeld “Goedemorgen/middag, [naam van bedrijf], [uw naam] aan de telefoon. Hoe kan ik u van dienst zijn?” Dit laat zien dat je klaar bent om te helpen.

3. Identificeer snel de vraag:
Luister aandachtig naar wat de beller te zeggen heeft. Probeer de kern van hun vraag of verzoek te begrijpen. Stel gerust verhelderende vragen om zeker te zijn dat je de situatie goed begrijpt.

4. Bied duidelijke vervolgstappen aan:
Zodra je de vraag begrijpt, geef je duidelijke vervolgstappen aan. Laat de beller weten wat er gaat gebeuren, wanneer ze een antwoord kunnen verwachten of wie ze kunnen contacteren voor meer informatie.

5. Blijf rustig en professioneel, zelfs bij een ontevreden klant:
Blijf kalm en geduldig, zelfs als de beller boos of gefrustreerd is. Luister aandachtig naar hun klacht, erken hun emoties en probeer een oplossing te vinden.

6. Sluit af met een vriendelijke groet:
Bedank de beller voor hun oproep en herhaal indien nodig de vervolgstappen. Sluit af met een vriendelijke groet, zoals “Bedankt voor uw oproep, tot horens!”

Extra tips:

• Spreek duidelijk en langzaam: Zorg ervoor dat je woorden helder en duidelijk zijn.
• Vermijd achtergrondgeluiden: Probeer een rustige omgeving te vinden waar je ongestoord kunt telefoneren.
• Glimlach tijdens het telefoneren: Dit zal je stem vriendelijker laten klinken.
• Noteer belangrijke informatie: Noteer tijdens het gesprek belangrijke details, zoals naam, telefoonnummer en het onderwerp van de oproep.

Conclusie:

Een professionele telefoonopname is essentieel voor een succesvolle zakelijke communicatie. Door de bovenstaande tips te volgen, creëer je een positieve eerste indruk en versterk je de relatie met je klanten, partners en collega’s.