Hoe maak je een agenda voor een gesprek?

Een effectieve agenda voor een geslaagd gesprek: stap voor stap

Een goed voorbereide agenda is de sleutel tot een productief en gestructureerd gesprek. Een duidelijk geformuleerde agenda zorgt ervoor dat iedereen weet wat er besproken zal worden, wat de verwachtingen zijn en welke tijd er beschikbaar is.

Stap 1: Openingszin en Vaststelling van de Agenda

• Begin de agenda met een korte introductie, zoals “Welkom bij de vergadering over…”.
• Stel direct de agenda vast door deze te benoemen en aan de deelnemers te overhandigen.

Stap 2: Korte Mededelingen

• Na de opening kunnen eventuele korte mededelingen worden gedaan, bijvoorbeeld over belangrijke ontwikkelingen of aanpassingen in de agenda.

Stap 3: Notulen van de Vorige Vergadering

• Voor een efficiënte voortgang is het belangrijk om kort de belangrijkste punten uit de vorige vergadering te herhalen. Dit kan door te verwijzen naar de notulen of door een korte samenvatting te geven.

Stap 4: Agendapunten met Duidelijkheid en Structuur

• Duidelijke omschrijving: Formuleer elk agendapunt concreet en beknopt. Vermijd vage omschrijvingen zoals “discussie over project X”. In plaats daarvan, gebruik specifieke formuleringen zoals “Presentatie van de voortgang van project X”.
• Gecadastreerde tijd: Bepaal voor elk agendapunt een geschatte tijdsduur. Dit zorgt voor een efficiënte verdeling van de tijd en voorkomt dat het gesprek uitloopt.
• Verantwoordelijkheid: Duidelijk aangeven wie verantwoordelijk is voor welk agendapunt. Dit zorgt voor focus en heldere verantwoordelijkheden.

Voorbeeld agendapunt:

• Agendapunt: Presentatie van de voortgang van project X (20 minuten)
• Verantwoordelijke: [Naam van de verantwoordelijke]

Stap 5: Afspraken en Actiepunten

• Aan het einde van de agenda is er ruimte voor het opschrijven van afspraken die tijdens het gesprek zijn gemaakt en actiepunten die voortvloeien uit de bespreking.

Belangrijk:

• Houd de agenda kort en bondig.
• Stuur de agenda tijdig naar alle deelnemers.
• Zorg voor een duidelijk onderscheid tussen agendapunten, mededelingen en actiepunten.

Door deze stappen te volgen, creëer je een effectieve agenda die het gesprek structuur geeft, de tijd efficiënt benut en de deelnemers helpt om gefocust en productief te blijven.