Hoe kan ik een mail beleefd afsluiten?

Een beleefde afsluiting van een e-mail maakt een professionele indruk en versterkt de positieve relatie met de ontvanger. De juiste afsluiting hangt af van de context en het niveau van formeelheid van de communicatie.

Standaard en vriendelijk:

Voor de meeste e-mails in een informele of semi-formele context zijn “Met vriendelijke groet” of “Met vriendelijke groeten” uitstekende keuzes. Deze afsluitingen zijn vriendelijk, respectvol en passen bij de meeste situaties. Ze zorgen voor een prettig en professioneel gevoel. Gebruik deze afsluitingen bij communicatie met collega’s, klanten en contactpersonen waarbij een informele maar toch respectvolle toon gewenst is.

Formele toon:

In meer formele situaties, zoals communicatie met autoriteiten, potentiële werkgevers, of in officiële correspondentie, zijn “Hoogachtend” of “Met de meeste hoogachting” geschikter. Deze afsluitingen tonen respect en geven de communicatie een serieus en professioneel karakter. Denk hierbij aan sollicitatiebrieven, officieel verzoek om informatie, of brieven aan overheidsinstellingen.

Naast deze standaardmogelijkheden zijn er nog enkele andere opties:

• Met dank: Geschikt als je de ontvanger iets te danken hebt, bijvoorbeeld voor een ontmoeting, informatie of hulp.
• Met oprechte groeten: Geeft een meer persoonlijke en warme toon.
• Met vriendelijke groet en succes: Past bij e-mails waarin je de ontvanger veel succes wenst, zoals een congratulatory message voor een promotie of een belangrijke beslissing.
• Met een hartelijke groet: Voor een warme en persoonlijke aanpak.

Welke afsluiting kies je?

De juiste keuze hangt af van de relatie met de ontvanger en de inhoud van de mail. Voor een formele e-mail naar een onbekende contactpersoon is “Hoogachtend” een goede keuze. Met een informele mail aan een collega is “Met vriendelijke groet” passend. Denk aan de context en het doel van je mail. De afsluiting moet passen bij het geheel van je communicatie.

Vermijd:

• Abrupte afsluitingen: Zoals ‘Groet’, ‘Groetjes’ of ‘Groeten’. Deze kunnen als te informeel of onprofessioneel worden gezien.
• Overdreven formele afsluitingen: In informele situaties kan een te formele afsluiting ongepast lijken.

Door de juiste afsluiting te kiezen, verbeter je de professionele uitstraling van je e-mails en vergroot je de kans op een positieve ontvangst.