Hoe beëindig ik een e-mail namens?

De perfecte e-mail afsluiting: namens wie en hoe?

Een e-mail afsluiten is meer dan zomaar een “Tot ziens” typen. De slotformule draagt bij aan de professionele uitstraling en de toon van je bericht. Het juiste slot, met name wanneer je namens iemand anders schrijft, vereist enige overweging. Dit artikel behandelt de meest geschikte manieren om een e-mail af te sluiten, met speciale aandacht voor het ‘namens’ aspect.

De standaard: Met vriendelijke groet(en)

De formule “Met vriendelijke groet(en)” is een veilige en neutrale keuze voor vrijwel elke situatie. Hij is zowel geschikt voor formele als informele e-mails en past bij de meeste relaties met klanten, collega’s en andere contacten. De toevoeging van een “en” maakt het iets warmer en persoonlijker, maar beide varianten zijn correct.

Formeel: Hoogachtend

Voor zeer formele e-mails, bijvoorbeeld aan een hoog geplaatste functionaris of een onbekende instantie, is “Hoogachtend” de gepaste afsluiting. Deze formule uit respect en distantie. Let wel: overgebruik kan kil aanvoelen. Reserveer “Hoogachtend” voor situaties waar het echt past.

Namens iemand anders schrijven: de juiste formulering

Wanneer je een e-mail namens iemand anders schrijft, is het cruciaal om dit duidelijk aan te geven. De afsluiting moet dit weerspiegelen. Vermijd onduidelijkheid door de naam van de persoon namens wie je schrijft expliciet te vermelden. Hier zijn een paar voorbeelden:

• Met vriendelijke groet,

• Namens [Naam van de persoon],

• [Naam van de persoon]

• Met vriendelijke groet,

• [Jouw Naam]

• PA/Assistent van [Naam van de persoon]

• Hoogachtend,

• Namens [Naam van de persoon],

• [Jouw Naam]

• [Titel/Functie]

Kies de variant die het best past bij de context en de relatie met de ontvanger. In een formele setting is het aan te raden om de functie van zowel de persoon namens wie je schrijft, als je eigen functie te vermelden. Bij informele e-mails is een kortere formulering voldoende.

Belangrijk: Zorg ervoor dat de persoon namens wie je schrijft op de hoogte is van de e-mail en de inhoud ervan. Dit is essentieel voor transparantie en om misverstanden te voorkomen.

Conclusie:

De afsluiting van je e-mail is een belangrijk detail dat de algehele indruk bepaalt. Door de juiste formule te kiezen, en de naam van de persoon namens wie je schrijft duidelijk te vermelden, toon je respect en professionaliteit. Kies altijd de afsluiting die het beste past bij de context en de relatie met de ontvanger.