Hoe stuur je een bestand als PDF?

Van Document naar E-mail: Bestanden eenvoudig als PDF verzenden

In de moderne, digitale wereld is het versturen van bestanden per e-mail een dagelijkse routine geworden. Of het nu gaat om een belangrijke rapportage, een curriculum vitae of een foto, de kans is groot dat je regelmatig bestanden via e-mail verstuurt. Eén van de meestgebruikte en betrouwbare formaten hiervoor is het PDF-formaat (Portable Document Format). PDF’s behouden de opmaak van je documenten onafhankelijk van het besturingssysteem of de software die de ontvanger gebruikt. Maar hoe zet je nu precies een bestand om naar een PDF en stuur je het via e-mail?

Terwijl er verschillende manieren zijn, focussen we hier op de methode die gebruik maakt van Microsoft Office, een veelgebruikte software suite. Met deze eenvoudige stappen transformeer je jouw document moeiteloos in een PDF-bijlage:

Stap 1: Open het betreffende document in Microsoft Office.

Begin met het openen van het document dat je als PDF wilt versturen. Dit kan een Word-document (.doc of .docx), een Excel-spreadsheet (.xls of .xlsx) of een PowerPoint-presentatie (.ppt of .pptx) zijn.

Stap 2: Zoek de “Bestand” optie.

Afhankelijk van de versie van Microsoft Office die je gebruikt, bevindt de optie om je bestand op te slaan, af te drukken of te verzenden zich op een andere plaats. In nieuwere versies vind je deze optie vaak in de linkerbovenhoek van het scherm, onder de tab “Bestand”. In oudere versies kan dit de “Office Knop” zijn, een ronde knop met het Microsoft Office logo.

Stap 3: Kies de juiste exporteeroptie.

Binnen het “Bestand” menu heb je verschillende mogelijkheden. Zoek naar opties als “Exporteren”, “Opslaan als” of “Verzenden”. De exacte bewoording kan variëren per versie.

Stap 4: Selecteer “PDF” als formaat.

Zodra je de juiste optie hebt gevonden, krijg je een lijst met beschikbare formaten. Kies voor “PDF” of “PDF/XPS Document”. Deze optie zorgt ervoor dat je document wordt omgezet in een PDF-bestand.

Stap 5: Kies de optie “Als PDF-bijlage versturen” (indien beschikbaar).

Sommige versies van Microsoft Office bieden de directe optie “Als PDF-bijlage versturen” aan. Als je deze optie ziet, selecteer deze dan. Het programma zal dan automatisch een nieuwe e-mail openen met het zojuist gecreëerde PDF-bestand als bijlage.

Alternatieve route als de “Als PDF-bijlage versturen” optie niet beschikbaar is:

Als de directe optie niet beschikbaar is, geen probleem! Volg deze stappen:

• Sla het PDF-bestand op: Kies een locatie op je computer waar je het PDF-bestand wilt opslaan en geef het een duidelijke naam.
• Open je e-mailprogramma: Start je favoriete e-mailprogramma (zoals Outlook, Gmail of Thunderbird).
• Creëer een nieuwe e-mail: Begin een nieuwe e-mail.
• Voeg het PDF-bestand als bijlage toe: Klik op de knop “Bijlage toevoegen” (deze kan eruitzien als een paperclip) en zoek het opgeslagen PDF-bestand op je computer.
• Vul de e-mail in en verstuur! Voeg het e-mailadres van de ontvanger, een onderwerp en eventueel een bericht toe en verstuur je e-mail.

Waarom PDF?

Het gebruik van PDF’s heeft vele voordelen. Zo garandeert het dat de ontvanger het document ziet zoals jij het bedoeld hebt, ongeacht het gebruikte besturingssysteem of de aanwezige lettertypen. Ook is het PDF-formaat vaak compacter dan andere formaten, wat de downloadtijd verkort.

Door deze stappen te volgen, kun je eenvoudig en snel bestanden als PDF via e-mail versturen. Het is een efficiënte manier om documenten professioneel en betrouwbaar te delen. Succes!