Hoe moet je de telefoon opnemen?

De telefoon opnemen: een handleiding voor professioneel en vriendelijk contact

De telefoon opnemen lijkt een simpele handeling, maar de manier waarop je dit doet, kan een enorme impact hebben op de indruk die je achterlaat. Een professionele en vriendelijke begroeting legt de basis voor een positieve interactie, ongeacht de reden van het telefoontje. Hieronder vind je een praktische handleiding voor het perfect opnemen van de telefoon.

1. De eerste indruk: snel en efficiënt

Streef ernaar de telefoon op te nemen binnen drie tot vier rinkels. Dit laat zien dat je alert en professioneel bent. Een langere wachttijd kan leiden tot frustratie bij de beller.

2. Een professionele begroeting:

Vermijd informele begroetingen zoals “Ja?” of “Hè?”. Gebruik in plaats daarvan een duidelijke en vriendelijke begroeting die aangepast is aan de context:

• Bedrijf/organisatie: “Goedemorgen/middag/avond, [naam bedrijf/afdeling], [uw naam] aan de lijn.”
• Privé: “Hallo, met [uw naam].”

3. De naam van de beller:

Vraag beleefd naar de naam van de beller: “Met wie spreek ik?” of “Mag ik even uw naam vragen?”. Dit toont respect en maakt het gesprek persoonlijker.

4. Luister aandachtig en stel vragen:

Luister actief naar wat de beller te zeggen heeft. Stel indien nodig vragen om de situatie beter te begrijpen. Herhaal eventueel de belangrijkste punten om zeker te zijn dat je alles correct hebt begrepen.

5. Omgaan met complexe verzoeken:

Niet elk verzoek kan direct worden afgehandeld. Als u tijdens het gesprek niet aan verzoeken kunt voldoen, vraag dan of u hem of haar kunt terugbellen en wanneer het het beste is om terug te bellen. Dit is cruciaal voor een positieve klantervaring. Een voorbeeld: “Ik begrijp uw vraag, maar ik heb even wat meer informatie nodig om dit te kunnen beantwoorden. Zou ik u hierover kunnen terugbellen? Wanneer zou dat voor u het beste uitkomen?” Door een concrete afspraak te maken, toon je servicegerichtheid en voorkom je onnodige wachttijden voor de beller.

6. Een vriendelijk afscheid:

Beëindig het gesprek op een positieve en professionele manier. Dank de beller voor zijn of haar tijd en herhaal eventueel de gemaakte afspraken. Een voorbeeld: “Dank u wel voor uw telefoontje, de heer/mevrouw [naam beller]. Ik bel u morgen om 10:00 uur terug.”

7. Na het gesprek:

Noteer eventuele afspraken of actiepunten. Dit zorgt voor efficiëntie en voorkomt verwarring.

Door deze stappen te volgen, kunt u ervoor zorgen dat elk telefoongesprek professioneel, efficiënt en prettig verloopt, wat leidt tot een positieve klantervaring en een versterking van uw professionele imago.

#Opnemen Telefoon #Telefoon Etiquette #Telefoon Opnemen