Hoe moet ik scannen en doorsturen?

Scan en Stuur: Een Simpele Gids voor Digitaal Documentbeheer

In de huidige, steeds digitaler wordende wereld, is het handig om papieren documenten snel en efficiënt te kunnen digitaliseren en doorsturen. Of het nu gaat om belangrijke contracten, bonnetjes voor de belastingaangifte, of gewoon een gedeeld artikel uit een tijdschrift, het scannen en doorsturen van documenten is een waardevolle vaardigheid. Deze gids legt de basis uit, zodat je snel aan de slag kunt.

Stap 1: Scannen met het Scan-tabblad

De eerste stap is uiteraard het scannen van het document. De meeste moderne scanners en multifunctionele printers (MFP’s) hebben een speciale software interface met een duidelijke “Scan” tab. Zoek deze optie in de software die bij je scanner is geleverd. Hier vind je cruciale instellingen om de kwaliteit en het formaat van je gescande document te bepalen.

• Documenttype: Kies het juiste documenttype. Veel scanprogramma’s bieden opties zoals “Document,” “Foto,” of “Tekst.” De keuze van het documenttype beïnvloedt de kleurdiepte en de resolutie, wat invloed heeft op de uiteindelijke kwaliteit en bestandsgrootte. Voor documenten met veel tekst is een hoge resolutie niet altijd nodig, terwijl foto’s juist baat hebben bij een hogere resolutie voor scherpe details.
• Formaat: Selecteer het juiste formaat voor het document. Standaardformaten zoals A4 zijn vaak al ingesteld, maar je kunt ook afwijkende formaten kiezen, afhankelijk van het origineel.
• Resolutie (DPI): DPI (Dots Per Inch) bepaalt de scherpte van de scan. Een hogere DPI resulteert in een gedetailleerdere afbeelding, maar ook in een grotere bestandsgrootte. Voor de meeste documenten is 300 DPI voldoende, maar voor afbeeldingen die je wilt afdrukken of detailrijke illustraties kan een hogere resolutie (bijvoorbeeld 600 DPI) wenselijk zijn.
• Kleurmodus: Kies tussen kleur, grijswaarden (zwart-wit met grijstinten) of zwart-wit. Voor documenten met alleen tekst is zwart-wit vaak voldoende, terwijl foto’s of documenten met kleur natuurlijk in kleur gescand moeten worden.

Stap 2: Beoordeel de Afbeelding in de Viewer

Na het scannen krijg je meestal een preview van de afbeelding in een viewer. Neem even de tijd om deze te beoordelen. Controleer of het document goed leesbaar is, of de pagina recht is gescand en of er geen vlekken of andere ongewenste elementen aanwezig zijn.

Veel scanprogramma’s bieden basis bewerkingsfuncties in de viewer:

• Roteren: Draai de afbeelding als deze verkeerd is gescand.
• Bijsnijden: Snij overtollige randen weg om de afbeelding compacter te maken.
• Helderheid en Contrast aanpassen: Verbeter de leesbaarheid door de helderheid en het contrast aan te passen.
• Vlekken verwijderen: Sommige programma’s bieden tools om kleine vlekken of stofdeeltjes te verwijderen.

Stap 3: Verzenden via E-mail

Nu je het document gescand en eventueel bewerkt hebt, is het tijd om het te versturen. Veel scanprogramma’s hebben een handige “E-mail verzenden” knop. Klik hierop en je gescande document wordt automatisch als bijlage aan een nieuw e-mailbericht toegevoegd.

• E-mailprogramma kiezen: Mogelijk word je gevraagd welk e-mailprogramma je wilt gebruiken (bijvoorbeeld Outlook, Gmail via een webbrowser, of een ander e-mailprogramma).
• Ontvanger en Onderwerp: Voer het e-mailadres van de ontvanger in en geef het e-mailbericht een duidelijke onderwerp-regel, zodat de ontvanger meteen weet waar het over gaat.
• Bericht toevoegen: Schrijf een korte begeleidende tekst in de e-mail. Vermeld bijvoorbeeld wat het document is en waarom je het stuurt.

Alternatieve Methoden:

Hoewel de “E-mail verzenden” functie erg handig is, zijn er ook alternatieve manieren om je gescande documenten te delen:

• Opslaan en handmatig toevoegen: Sla het gescande document op je computer op (bijvoorbeeld als PDF-bestand) en voeg het vervolgens handmatig als bijlage toe aan een e-mailbericht.
• Cloud opslag: Upload het document naar een cloud opslag dienst zoals Google Drive, Dropbox, of OneDrive en deel de link met de ontvanger. Dit is handig voor grotere bestanden.

Tips voor een Betere Scanervaring:

• Reinig de scannerglasplaat: Stof en vuil op de scannerglasplaat kunnen strepen en vlekken op je scans veroorzaken. Maak de glasplaat regelmatig schoon met een zachte, droge doek.
• Experimenteer met de instellingen: Neem de tijd om de verschillende instellingen van je scanprogramma te leren kennen. Door te experimenteren kun je de optimale instellingen vinden voor jouw specifieke behoeften.
• Gebruik OCR (Optical Character Recognition): Met OCR software kun je gescande documenten doorzoekbaar maken. Dit is vooral handig als je veel documenten met tekst scant.

Het scannen en doorsturen van documenten hoeft geen ingewikkelde taak te zijn. Met deze gids heb je de basis in handen om snel en efficiënt documenten te digitaliseren en te delen. Succes!

#Documenten #Scannen Mailen #Versturen