Hoe maak ik een automatisch antwoord in Outlook?

Uit Outlook: Zo zet je eenvoudig een ‘Out of Office’ bericht op

Ken je dat gevoel? Je staat op het punt om op vakantie te gaan, een project af te ronden waarbij je niet gestoord wilt worden, of bent simpelweg ziek thuis. Het laatste wat je wilt is je zorgen maken over stapels onbeantwoorde e-mails. Gelukkig biedt Outlook een handige oplossing: automatische antwoorden, ook wel bekend als de ‘Out of Office’ functie. Hiermee laat je afzenders weten dat je tijdelijk niet bereikbaar bent en wanneer ze een reactie kunnen verwachten.

Het instellen van zo’n automatisch antwoord is verrassend eenvoudig. Hieronder leggen we uit hoe je dat in een paar stappen doet:

Stap 1: Naar ‘Automatische antwoorden’

De eerste stap is het vinden van de juiste instelling. Start Outlook en klik linksboven in het scherm op het tabblad ‘Bestand’. In het menu dat verschijnt, zoek je naar de optie ‘Automatische antwoorden’. Soms staat hier ook iets als “Automatische antwoorden (Afwezig)” vermeld. Klik op deze optie.

Stap 2: De functie inschakelen

Nu opent er een nieuw venster. Hier zie je de optie ‘Automatische antwoorden verzenden’. Vink dit vakje aan om de functie te activeren.

Stap 3: Periode instellen (optioneel)

Als je weet wanneer je weer bereikbaar bent, is het slim om een tijdsbereik in te stellen. Dit voorkomt dat de automatische antwoorden blijven rondgestuurd worden als je alweer aan het werk bent. Kies de optie ‘Alleen verzenden tijdens deze periode:’ en stel de begin- en einddatum en -tijd in. Als je geen tijdsbereik instelt, activeer je het automatische antwoord onbeperkt, tot je het handmatig uitschakelt.

Stap 4: De inhoud van je antwoord

Dit is het belangrijkste onderdeel: wat ga je in je automatische antwoord schrijven? Outlook biedt de mogelijkheid om twee verschillende berichten in te stellen:

• ‘Binnen mijn organisatie’: Dit bericht wordt verstuurd naar collega’s binnen je bedrijf. Je kunt hier dus gerust iets informeler zijn.
• ‘Buiten mijn organisatie’: Dit bericht wordt verstuurd naar mensen buiten je bedrijf. Dit bericht moet meestal iets formeler en professioneler zijn.

Tips voor een goed automatisch antwoord:

• Wees duidelijk over je afwezigheid: Vermeld dat je ‘Out of Office’ bent en de reden (bijvoorbeeld vakantie, ziekte, etc.).
• Geef aan wanneer je weer bereikbaar bent: Dit stelt de verwachtingen van de afzender.
• Vermeld een alternatief contactpersoon: Als er dringende zaken zijn, geef dan aan wie de afzender kan contacteren.
• Houd het kort en bondig: Niemand leest graag lange lappen tekst.
• Controleer de spelling en grammatica: Zorg voor een professionele uitstraling.

Voorbeeldberichten:

Binnen mijn organisatie:

“Hoi! Ik ben tot [Datum] op vakantie en heb beperkt toegang tot mijn e-mail. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [Naam collega] op [E-mailadres collega] of [Telefoonnummer collega]. Fijne dag!”

Buiten mijn organisatie:

“Hartelijk dank voor uw e-mail. Ik ben momenteel afwezig en heb beperkt toegang tot mijn e-mail. Ik ben weer bereikbaar vanaf [Datum]. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met [Naam collega] via [E-mailadres collega]. Uw e-mail zal na mijn terugkeer worden beantwoord.”

Stap 5: Opslaan en genieten van je afwezigheid!

Nadat je de berichten hebt ingevuld, klik je op ‘OK’ om de instellingen op te slaan. Nu kun je met een gerust hart vertrekken, wetende dat je e-mail automatisch wordt afgehandeld. Vergeet niet om de automatische antwoorden uit te schakelen als je weer terug bent!