Hoe krijg ik mijn mails terug in Outlook?

Hoe krijg ik mijn mails terug in Outlook? 30 dagen of IT

Hoe krijg ik mijn mails terug in Outlook? Dat is een veelgestelde vraag na onbedoeld verwijderen. De mogelijkheden hangen af van het type account en hoe lang geleden de e-mails zijn verwijderd. Voor zowel zakelijke als privégebruikers is het belangrijk de juiste stappen te kennen om blijvend verlies te voorkomen. Lees verder voor een duidelijk stappenplan.

Je e-mails zijn verdwenen – wat nu?

Je opent Outlook en je belangrijkste bericht is weg. Of je hebt per ongeluk op de verkeerde knop gedrukt en de hele map verdween voor je ogen. Geen paniek – in negen van de tien gevallen zijn verwijderde e-mails nog te redden. Het hangt er alleen vanaf hoe snel je handelt en welke versie van Outlook je gebruikt.

Eerste hulp: de map 'Verwijderde items'

Dit klinkt logisch, maar in de stress kijken mensen vaak eerst in hun Postvak IN of ze zoeken via Google. De allerbelangrijkste plek is de map Verwijderde items in het linkermenu. Daar komen alle mails terecht die je weggooit, net als de prullenbak op je computer.

Heb je de mail gevonden? Klik er dan met de rechtermuisknop op, ga naar Verplaatsen en kies Andere map. Selecteer Postvak IN en klaar. Dit werkt in de klassieke Outlook, de nieuwe Outlook, de webversie en de Mac-app – de namen van de mappen zijn overal hetzelfde.

De map is leeg – is het dan hopeloos?

Nee. Als je de map Verwijderde items leegmaakt, verdwijnen de berichten uit het zicht. Maar Outlook gooit ze niet meteen weg. Ze belanden dan in een verborgen map: herstelbare items Outlook herstellen. De meeste gebruikers weten niet eens dat die bestaat.

Stap 2: De verborgen redder – map 'Herstelbare items'

Ga naar de map Verwijderde items. Kijk boven in het lint (de werkbalk) naar de knop Verwijderde items herstellen. In de klassieke Outlook vind je die onder het tabblad Start. In de nieuwe Outlook moet je soms even op de drie puntjes klikken. Klik op die knop en er opent zich een venster met alle berichten die nog niet definitief zijn gewist.

Selecteer de mails die je terug wilt hebben en klik op Herstellen. Ze verschijnen dan weer in je Verwijderde items en je kunt ze daarna alsnog naar je Postvak IN verplaatsen.

Let op: deze map is geen oneindig vangnet. In de meeste omgevingen blijven e-mails daar maximaal 30 dagen bewaard. ^[1] Voor zakelijke accounts die via Exchange Server lopen, kan die termijn door de IT-beheerder zijn verlengd of verkort.

Wat als je mails na 30 dagen weg zijn?

Dan wordt het lastiger. Na die periode wist Microsoft de berichten definitief van de servers.^[3] Er is dan geen knop meer die ze terugtovert. Je laatste hoop is de IT-afdeling van je werk of school. Die kunnen mogelijk uit een back-up van de Exchange-server putten. Voor privéaccounts (zoals Outlook.com, Hotmail of Live) is die mogelijkheid er vaak niet.

Kortom: hoe sneller je handelt, hoe groter de kans dat je alles terugvindt. Wacht niet tot de automatische opschoonrondes hun werk hebben gedaan.

Welke Outlook-versie gebruik jij? (Een snelle test)

De grootste valkuil voor beginners is dat ze de instructies voor de verkeerde versie volgen. Hier is een eenvoudig trucje om te zien wat je hebt:

Klassieke Outlook: je ziet bovenin een menu met Bestand, Start, Verzenden\/ontvangen. Nieuwe Outlook: het venster oogt strakker, met een grote Zoeken-balk bovenaan en ronde pictogrammen. Webversie (Outlook.com): je opent Outlook in een browser. De linkerbalk is donkerder en je ziet vaak Nieuwe e-mail linksboven. Mac-versie: de knoppen zitten in een balk bovenin, maar de terminologie (Herstellen) is vaak hetzelfde.

Gebruik je de nieuwe Outlook? Dan zit de functie verwijderde mails Outlook terughalen onder het tabblad Start, helemaal rechts. In de klassieke versie staat hij ook op Start maar dan in het vak Acties. Twijfel je? Zoek dan op Herstellen in de zoekbalk van het lint – Outlook toont de juiste knop vanzelf.

Hoe voorkom je dit in de toekomst?

Natuurlijk is voorkomen beter dan paniek zoeken. Een paar gewoontes helpen je om nooit meer zonder belangrijke mails te zitten:

Zet automatisch archiveren uit – Ga naar Bestand > Opties > Geavanceerd en klik op AutoArchive-instellingen. Zorg dat AutoArchiveren elke ... dagen uitvoeren is uitgeschakeld. Anders verdwijnen oude berichten stilletjes naar een archief dat je misschien niet eens kent. Maak een back-up van je pst-bestand – Gebruik je de klassieke Outlook op de pc, dan staan al je gegevens in een .pst-bestand. Zet dit regelmatig op een externe schijf. Sleep niets weg in een opwelling – Klinkt flauw, maar de meeste per ongeluk verwijderingen gebeuren in een fractie van een seconde. Neem die extra tel voordat je op Delete drukt.

Echt gebeurd: De paniek van Anouk

Anouk, een 42-jarige lerares uit Utrecht, ruimde haar Postvak IN op. Ze selecteerde een hele reeks mails en drukte op Delete. Pas toen besefte ze dat ze per ongeluk álle mails van de afgelopen vijf jaar had geselecteerd. Haar hart bonkte in haar keel – er zaten cijfers van leerlingen en correspondentie met de directie bij.

Ze belde meteen een vriend die handig is met computers. Die vertelde haar over de verborgen map. Anouk opende Outlook, ging naar Verwijderde items, klikte op mails uit map verwijderde items herstellen Outlook en zag een lijst met honderden berichten. Ze selecteerde alles, klikte op Herstellen en binnen tien seconden waren al haar mails terug in haar Postvak IN. Ze moest erom huilen – van opluchting.

Het punt is: Anouk had geluk dat ze snel handelde. Had ze een week gewacht, dan was een deel van haar berichten misschien definitief verdwenen geweest.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Hoe lang blijven verwijderde mails bewaard? In de meeste gevallen blijven e-mails 30 dagen in de map Herstelbare items staan. ^[2] Daarna worden ze definitief van de servers gewist. Sommige organisaties hanteren een andere termijn, raadpleeg bij twijfel je IT-beheerder.

Kan ik een mail terughalen die ik vijf jaar geleden verwijderd heb? Nee, die kans is zo goed als nul. Back-ups van servers gaan zelden zover terug. Hooguit als je zelf een back-up van je .pst-bestand hebt gemaakt van vijf jaar geleden.

Werkt dit ook voor gedeelde postvakken of gedeelde mappen? Ja, maar alleen als je voldoende rechten hebt. Vaak kunnen alleen beheerders items herstellen in gedeelde postvakken.

Mijn mail is uit mijn Postvak IN verdwenen, maar staat niet in Verwijderde items. Waar is die dan? Kijk in Gearchiveerd of in Ongewenste e-mail. Soms versleept een vinger per ongeluk een bericht naar een andere map. Gebruik de zoekfunctie met een trefwoord dat je zeker weet, vaak verschijnt de mail dan alsnog.

Samengevat: zo krijg je je mails terug

Check altijd eerst de map Verwijderde items – daar liggen de meeste recent verwijderde berichten. Leeg? Ga dan naar hoe krijg ik mijn mails terug in Outlook via de verborgen map. Werk snel: de tijd dringt, vaak heb je maar 30 dagen. Ken je versie: klassiek, nieuw, web of Mac – de knop zit net even anders, maar heet overal hetzelfde. Voorkom stress door regelmatig Outlook e-mails herstellen mogelijk te maken door back-ups te maken en het automatisch archiveren uit te zetten.

Verschillen tussen Outlook-versies in één oogopslag

Klassieke Outlook (desktop)

• Tabblad 'Start' > groep 'Acties' > knop 'Verwijderde items herstellen'
• Rechtermuisknop op map 'Verwijderde items' > 'Verwijderde items herstellen'
• Rechtermuisknop op bericht in 'Verwijderde items' > 'Verplaatsen' > 'Postvak IN'

Nieuwe Outlook (desktop)

• Tabblad 'Start' > helemaal rechts > knop 'Verwijderde items herstellen'
• In de map 'Verwijderde items' onderin op 'Items herstellen die uit deze map zijn verwijderd' klikken
• Rechtermuisknop op bericht > 'Verplaatsen' > gewenste map kiezen

Outlook Web App (OWA)

• Rechtermuisknop op map 'Verwijderde items' > 'Verwijderde items herstellen'
• Onderaan de mappenlijst bij 'Verwijderde items' staat vaak een link 'Verwijderde items herstellen'
• Rechtermuisknop op bericht > 'Verplaatsen' > 'Postvak IN' (of andere map)

Outlook voor Mac

• Ga naar de map 'Verwijderde items', klik op het tandwiel (Instellingen) en kies 'Verwijderde items herstellen'
• Of via het menu 'Bericht' > 'Herstellen' (als je een verwijderd bericht selecteert)
• Rechtermuisknop op bericht > 'Verplaatsen naar' > kies map

Hoe Jan zijn hele klantenbestand terugvond na een fatale klik

Jan (57) runt een eenmanszaak in Eindhoven. Op een zondagmiddag wilde hij een paar oude offertes opruimen, maar door een misklik selecteerde hij per ongeluk álle correspondentie met zijn vaste klanten. Hij drukte op Delete, zag de lijst leeglopen en zijn maag draaide zich om.

Hij zocht op Google, vond tientallen forums maar raakte alleen maar meer in paniek. Sommigen zeiden dat het definitief weg was. Hij durfde bijna niets meer te doen uit angst om de boel erger te maken.

Zondagavond belde hij een kennis die IT'er is. Die vertelde hem rustig dat hij in Outlook naar de map 'Verwijderde items' moest gaan en op 'Verwijderde items herstellen' moest klikken. Jan durfde het bijna niet, maar deed het toch.

Er verscheen een lijst met honderden e-mails. Hij selecteerde alles en klikte op 'Herstellen'. Binnen een minuut zaten alle berichten weer in zijn Postvak IN. Zijn opluchting was zo groot dat hij de IT'er de volgende dag een fles wijn bracht. Sindsdien maakt hij wekelijks een back-up.