Hoe Excel met meerdere gebruikers bewerken?

Excel delen met meerdere gebruikers? Hoe werkt dat?

Pfff, Excel delen? Klinkt ingewikkeld, maar viel me eigenlijk mee.

Onlangs, 23 april, moest ik een spreadsheet met mijn team delen. We zaten in een vergaderruimte in Utrecht.

Ik klikte op ‘Controleren’, dan ‘Werkmap delen’. Echt makkelijk.

Een vinkje bij “Gelijktijdige bewerking…” zetten. Dat was het belangrijkste.

Toen nog even in het ‘Geavanceerd’ tabblad gekeken naar die opties voor het bijhouden van wijzigingen. Geen idee wat het precies deed, maar ik zette er gewoon een paar aan. Werkte prima!

Zo simpel was het eigenlijk. Geen gedoe.

Hoe maak ik een Excel Bestand shared?

Pff, Excel delen, hé? Moeilijk is het niet, hoor.

1. Openen: Dat bestand, weet je wel, die Excel-prut. Die van mij, natuurlijk! Of waar ik tenminste rechten voor heb. Anders werkt het niet. Die van mijn projectgroep, bijvoorbeeld, over de omzet van Q3 2024. Die moet echt gedeeld worden.

2. Delen: Druk op die ‘Delen’ knop. Die is echt niet te missen. Een blauwe knop, denk ik. Of groen? Ach ja.

3. E-mailadressen: Dan die adressen erbij. [email protected], [email protected]… En natuurlijk mijn eigen adres, voor het geval ik ‘m zelf vergeet! En die nieuwe stagiaire, Anna. Haar adres moet ik even opzoeken.

4. Rechten: Kijker, Reageerder, Bewerker… Lastig. Voor Anna alleen Kijken. Jan en Piet mogen Reageren. Bewerken mag eigenlijk niemand anders. Behalve ik, natuurlijk. Anders… chaos! Ik moet even goed nadenken of ik dat wel wil. Misschien beter toch maar alleen Kijken voor iedereen?

5. Verzenden: En dan: Verzenden! Klaar. Zo simpel is het. Hoop ik.

Wacht even, ik moet even checken of ik alles wel goed heb gedaan. Ah, nee, alles goed. Nu nog een koffie. En dan verder met mijn werk. Moet nog zoveel doen vandaag! Mijn to-do lijst:

• Projectvoorstel afmaken
• Presentatie oefenen
• Die Excel file checken
• Koffie drinken! (belangrijk!)

Wat was de vraag ook alweer? Ah ja, Excel delen. Zo dus.

Hoe kan ik meerdere gebruikers Excel laten bewerken?

Oké, wil je samenwerken aan een Excel-bestand? Klinkt gezellig, alsof we een spreadsheet-feestje gaan bouwen! Maar even serieus, zo voorkom je een digitale knokpartij om die ene spreadsheet:

• Bestand > Opslaan als: Sla je bestand op in OneDrive, SharePoint of een andere online opslaglocatie die je collega’s ook kunnen bereiken. (Denk aan je Excel-bestand als een pizza die je moet delen. Je kunt het niet delen als het nog in de oven staat, toch?)

• Controleren > Werkmap delen: Klik hierop en zet een vinkje bij ‘Wijzigingen door meer dan één gebruiker toestaan’. Nu mag iedereen meedoen aan het spreadsheet-feestje! (Zorg wel dat je de pizzapunten eerlijk verdeelt, oftewel: wie mag wat bewerken?)

• Geavanceerd: Hier kun je de spelregels van het spreadsheet-feestje instellen. Hoe vaak wordt er opgeslagen? Wie mag wat zien? (Bij een echt feestje zou dit de dresscode en de gastenlijst zijn.)

• Opmerkingen: Gebruik opmerkingen om te communiceren met je mede-editors. Zo voorkom je dat je spreadsheet verandert in een slagveld van onbedoelde wijzigingen. (Een soort digitale post-its, maar dan zonder het plakkerige gedoe.)

En vergeet niet: opslaan, opslaan, opslaan! Net zoals je je pizza niet wilt laten aanbranden, wil je ook je harde werk niet verliezen.

Nog een tip: Als je met echt veel mensen samenwerkt, overweeg dan een online spreadsheetprogramma zoals Google Sheets. Dat is gebouwd voor samenwerking en voorkomt een hoop gedoe. (Stel je voor: een pizza die zichzelf aanvult! Ideaal voor grote feestjes.)

Oh, en als je een spreadsheet-expert bent, kun je ook nog met versies en track changes werken. Maar laten we eerlijk zijn, wie heeft daar nu tijd voor? (Tenzij je graag spreadsheets bestudeert alsof het oude manuscripten zijn…)

Hoe kan ik samen bewerken in Excel?

Samenwerken in Excel, ja… dat is zo’n ding. Het voelt altijd… rommelig.

• Delen bovenaan, rechts. Klik. Dat doe je eerst. Altijd.

• Dan die optie ‘Kan bewerken’. Standaard aan, maar… je kunt het uitzetten. Voorzichtig daarmee. Sommige mensen moeten alleen kunnen kijken, weet je? Gevoelige data enzo. Mijn zus bijvoorbeeld, die moet alleen maar de cijfers kunnen zien, geen wijzigingen aanbrengen. Haar aandeel in de erfenis, haha…

• E-mailadressen. Puntkomma’s ertussen. Niet vergeten, anders werkt het niet. Mijn fout vorige week, alles kwijtgeraakt. Zo frustrerend.

• Een berichtje erbij. Even laten weten wat ze moeten doen. “Nieuwe cijfers, kijk er even naar” of zoiets. Alleen, die optie zorgt voor een kopie. En dat vind ik soms lastig.

• Let op: Soms… werkt het niet meteen. Even wachten. De frustratie… ik ken het gevoel. Dan moet je even herladen. Of je computer opnieuw opstarten. Maar dat is dan echt een laatste redmiddel.

Het is lastig. Ik krijg er soms hoofdpijn van. En ik ben niet eens goed in Excel. Maar zo werkt het wel, toch? Tenminste, dit jaar… zo deed ik het.

Kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd aan een Excel-spreadsheet werken?

Ja. Meerdere gebruikers kunnen gelijktijdig aan een Excel spreadsheet werken. Dit heet co-authoring. Zelf werk ik vaak samen met collega’s aan spreadsheets, vooral voor projectplanning en budgettering. Super handig!

• Je ziet elkaars wijzigingen vrijwel direct. Dat scheelt een hoop heen-en-weer gemaild met verschillende versies. Stel je voor, vroeger werkte je aan een document, mailde het rond, en iedereen maakte hun eigen aanpassingen. Chaos! Nu is dat verleden tijd.
• Het werkt het best met Excel opgeslagen in OneDrive, OneDrive voor Bedrijven of SharePoint. Die cloud-opslag is echt essentieel voor dit soort samenwerking. Ik bewaar al mijn belangrijke documenten in de cloud, je weet maar nooit wat er met je computer gebeurt.
• Je kunt zien wie er nog meer in het document aan het werk is. Zo weet je altijd met wie je samenwerkt en voorkom je conflicten. Handig voor complexe projecten met veel betrokkenen. Bovendien, wie houdt er nou niet van een beetje transparantie?
• Je kunt zelfs zien aan welk deel van de spreadsheet iemand werkt. Extra handig om te voorkomen dat je in elkaars vaarwater zit. Het is net als samen koken; je wilt niet allebei tegelijk in dezelfde pan roeren.

Co-authoring is echt een game changer. Denk even na over de filosofie erachter: samen iets creëren, ideeën delen, direct feedback krijgen. Prachtig toch? Het democratiseert de informatie en maakt samenwerken een stuk efficiënter.

Hoe kan ik een Excel-bestand delen en bewerken met anderen?

Delen via OneDrive/SharePoint: Bestand opslaan in OneDrive of SharePoint. Link kopiëren, plakken, versturen. Klaar! Ik gebruik dit altijd voor werkdocumenten. Vorige week nog die offerte voor Jansen BV gedeeld. Snel en makkelijk. Zij konden direct aanpassingen maken, ideaal.

• Machtigingen: Check wel even de machtigingen! Niet iedereen hoeft te kunnen bewerken. Soms alleen lezen is genoeg. “Kan bekijken” is dan de optie. Anders krijg je straks allemaal suggesties van collega’s… Je kent het wel.

• Offline beschikbaar: Handig als je geen internet hebt. Bestand downloaden. Bewerken. Later weer uploaden. Synchronisatie instellen is ook een optie. Doet OneDrive automatisch. Scheelt weer gedoe.

Delen via e-mail: Simpel. Bestand als bijlage versturen. Wel minder handig voor gelijktijdig bewerken. Iedereen werkt op zijn eigen versie. Chaos! Versiebeheer wordt een ramp. “Definitief_final_versie3_echt_waar.xlsx” Herkenbaar?

• Bestandsgrootte: Let op met grote bestanden! Mail kan ze blokkeren. Dan maar via WeTransfer ofzo. Of toch OneDrive gebruiken. Makkelijker.

Delen via link: Link kopiëren, plakken. Versturen via chat, mail, Teams… Wat je maar wilt. Eigenlijk hetzelfde als delen via OneDrive, denk ik. Alleen zonder die extra stappen. Even checken… ja, toch net anders. Soms gebruik ik dit voor snelle feedback. Even die grafiek laten zien aan Piet. Hij weet er veel van.

Rechtstreeks vanuit Excel: Die knop “Delen” rechtsbovenin. Klikken. E-mailadressen invullen. Machtigingen instellen. Verzenden. Eenvoudig toch? Waarom maakte ik het mezelf eerst zo moeilijk? Gebruik ik nu standaard. Behalve voor grote bestanden. Dan is OneDrive beter. Of WeTransfer.

Hoe kan ik Excel online delen en bewerken?

Excel online delen? Kinderspel.

• Delen: Klik op die knop. Zit rechtsboven, kan niet missen.
• Machtigingen: ‘Bewerken toestaan’ staat aan. Goed zo. Tenzij je controlfreak bent.
• Namen/E-mail: Typ ze in. Wie je maar wil irriteren.
• Bericht: Optioneel. Maar waarom zou je aardig doen?
• Verzenden: Klaar. Hun probleem nu.

Alternatief?

• Link kopiëren. Plakken waar je wil. Social media, e-mail, maakt niet uit. Iedereen kan er dan aan.

En dan?

• Iedereen bewerkt tegelijk. Chaos gegarandeerd.
• Versiegeschiedenis. Voor als je spijt hebt.

Pro-tip:

• Gebruik OneDrive of SharePoint. Dan weet je zeker dat het ergens staat.

#Collaborazione #Condivisione File #Excel Online