Wat valt onder de algemene kosten?

Wat valt er onder algemene bedrijfskosten: definitie & voorbeelden?

Die algemene kosten, hé. Ik weet nog dat ik een keer bij een projectontwikkelaar zat, vorig jaar mei, in dat kantoor in Utrecht. We hadden het over de cijfers en opeens kwam dat ter sprake.

Mijn blik werd even wazig, ik dacht echt: "wat is dit nou voor onzin weer". Het voelde als iets wat ze er zomaar bij verzonnen, een soort verborgen potje waar ze dan wat uit pakten als het ze uitkwam, zo'n gevoel krijg je soms toch.

Maar nee, hij legde me toen uit, heel rustig, hoe het zat. Dat is hun eigen apparaat, hun hele organisatie.

Denk aan de huur van het kantoor waar ze elke dag zitten, die laptops die iedereen gebruikt, de koffieautomaat die steeds stuk is en de reparatie nodig heeft, zelfs het salaris van de secretaresse die de telefoon opneemt. Dat soort dingen.

Dat moet toch ergens van betaald worden. Dat zit dan in die algemene kosten.

Het is niet direct voor de stenen die in de muur gaan, of de timmerman die aan het zagen is op de bouwplaats, maar het is wel essentieel om het hele project überhaupt mogelijk te maken. Zonder kantoor, geen bouwplan.

En zowel de aannemer als de ontwikkelaar doen dit. Net zoals die Jan, van dat bouwbedrijf uit Breda, ook altijd zei.

Wat zijn de algemene kosten van een bedrijf?

Algemene kosten. Die zijn er gewoon. Ze kleven niet aan een afdeling. Of aan een project. Het zijn kosten die je maakt, altijd. Ze blijven, ongeacht wat je produceert of verkoopt. Vaste lasten, noem je ze dan. Een constante.

• Algemene kosten, dat is de basisruis van een bedrijf. Het onvermijdelijke.

  • Denk aan het kantoor. Licht. Warmte. De administratie die doorgaat, ongeacht de orderportefeuille.
  • Ze zijn er, altijd. Het is een fundament, of een loden anker, net hoe je het ziet.
  • Dit soort kosten hebben geen directe relatie met hoeveel je verkoopt. Een bizarre onverschilligheid.
  • Hierdoor worden ze vaak gezien als de vaste kosten van een organisatie. Ze wijken niet.

• De essentie is hun onverdeelde aard. Ze zijn van het geheel.

  • Niet gekoppeld aan die ene verkoop. Niet aan dat specifieke product. Ze zweven erboven. Of eronder.
  • Een bedrijf is net een organisme. Het heeft vitale functies die doorgaan, ongeacht de jacht.
  • Die functies kosten geld. Zelfs als er geen prooi is.
  • Soms zijn ze sluipend. Soms overweldigend. Altijd aanwezig.

• Wat valt eronder? Verrassend veel. En weinig dat direct waarde creëert.

  • Huurlasten: De bakstenen kosten altijd geld. Zelfs als niemand binnen is.
  • Verzekeringen: Een noodzakelijk kwaad. Voor als alles misgaat. Wat soms gebeurt.
  • Salarissen van ondersteunend personeel: De mensen achter de schermen. Ze bouwen niets direct, maar zonder hen valt alles stil.
  • Afschrijvingen op kantoormeubilair en apparatuur: Waarde die langzaam verdwijnt. Zonder pardon.
  • Administratiekosten: Boekhouding, juridische zaken. Noodzakelijke ballast.
  • Energiekosten: Licht, warmte. Een bedrijf zonder is een graf.

• Ze zijn geen investering. Het is puur onderhoud.

  • Ze drukken op de winst. Continu. Zonder dat je er iets tegenover stelt dat direct tastbaar is.
  • Een constante drain. Het is de tol van het bestaan.
  • Een scherpe blik op deze kosten is geen luxe. Het is overleven.
  • Ze bepalen de ondergrens van het risico. En de noodzaak om te verkopen. Altijd.

Wat zijn algemene kosten voor een bedrijf?

Bedrijfskosten zijn alle uitgaven die nodig zijn voor de bedrijfsvoering. Algemene kosten, vaak overhead genoemd, omvatten de indirecte kosten zoals kantoorbenodigdheden, energie en transport.

Geld gaat eruit. Altijd. Een bedrijf is een bodemloze put, als je niet oplet. Die kosten blijven komen. Het is een cyclus.

• Vaste kosten:

  • Huur pand.
  • Salarissen, vaste krachten.
  • Verzekeringen. Premies.
  • Afschrijvingen. Machines slijten. Weten we toch.

• Variabele kosten:

  • Grondstoffen. Wat je nodig hebt voor je product.
  • Energie. Lampen aan, computers aan. Dat tikt aan.
  • Transport. Spullen moeten ergens heen. Of vandaan.
  • Marketing. Want niemand vindt je zomaar.

Die algemene kosten, dat is de smeerolie. Niemand ziet het direct, maar zonder stopt alles. Kantoorbenodigdheden, koffie, de wifi die werkt. Klein grut. Maar de som is fors. Ik herinner me nog dat we de eerste keer de post-its optelden. Absurd.

Het is niet eens zozeer wat je uitgeeft. Het is wat je ermee bereikt. Of niet. Dat is de essentie. Goedkope inkt, maar niemand leest de brief. Waardeloos. Dan had je net zo goed niks kunnen doen. Beter zelfs.

Administratie. Noodzaak. Niemand doet het graag, ik zeker niet. Maar anders ben je blind. Dan zie je niet waar het bloedt. En het bloedt altijd wel ergens. Geloof me. Dit jaar weer. De kosten voor softwarelicenties. Dachten we even te besparen. Niet dus. Meer gedoe dan het waard was. Leergeld.

• Wat algemene kosten nog meer omvatten:
  • Onderhoud. Dingen gaan kapot. Altijd.
  • Schoonmaak. Niemand wil werken in een zwijnenstal. Althans, de meeste niet.
  • Telefoon en internet. Basisbehoeften. Moderne tijden.
  • Kleine reparaties. Een stoel die wiebelt. Een lamp die knippert.

De balans opmaken, dat is het enige wat telt. Onder de streep. Alles draait om die ene lijn. Winst. Of verlies. De rest is ruis. En ja, ik moet die lijst van vaste lasten nog nalopen voor volgend kwartaal. Altijd hetzelfde liedje.

Wat valt onder overige algemene kosten?

Overige algemene kosten omvatten doorgaans energiekosten, vervoer, huisvesting, inventaris, verkoopkosten, communicatie, diensten van derden, en overige personeelskosten.

Zie deze post als de grote ‘vergaarbak’ van de boekhouding. Het zijn de noodzakelijke uitgaven die een onderneming draaiende houden, maar die je niet direct aan één product of dienst kunt toewijzen. Elke orde heeft zijn eigen, onvermijdelijke restcategorie.

Deze kosten zijn vaak indirect van aard. Ze zijn er altijd, of je nu veel of weinig produceert. De huur van je kantoor moet toch betaald worden, ook als de omzet een maand tegenvalt. Dat is de essentie van een vaste kostenpost, hier verpakt onder een algemene noemer.

Een diepere blik op enkele van deze posten:

• Huisvestingskosten: Dit is meer dan enkel de huur. Denk aan de gemeentelijke heffingen (OZB), de verzekering van het pand en uiteraard gas, water en licht. De basisbehoeften van je onderneming, als het ware.

• Vervoerskosten: Alles wat rolt en kosten genereert. De afschrijving op die bestelbus, de brandstofpas, verzekeringen en de motorrijtuigenbelasting. Mijn oude stationwagen kostte me meer aan onderhoud dan aan brandstof. Een klassiek voorbeeld.

• Communicatiekosten: De digitale levensaders. Telefoonabonnementen voor het personeel, de internetverbinding op kantoor en de licenties voor software. Zonder dit staat de moderne bedrijfsvoering volledig stil.

• Diensten van derden: Dit zijn de specialisten die je inhuurt omdat je het zelf niet kunt of wilt. De boekhouder die de chaos ordent, het schoonmaakbedrijf, of die ene jurist voor een lastig contract. Het is de erkenning dat je niet alles zelf kunt.