Wat boek je onder algemene kosten?

De Mysterieuze Wereld van Algemene Kosten: Meer dan alleen koffie en koekjes

In de wereld van projectmanagement en kostencalculatie doemen ze vaak op: de algemene kosten. Vaak gehuld in een zekere vaagheid, lijken ze een mysterieus percentage dat zomaar even aan de directe kosten wordt toegevoegd. Maar wat vallen er nu precies onder deze algemene kosten? En waarom zijn ze zo belangrijk bij het opstellen van een realistische begroting?

In tegenstelling tot directe kosten, die direct aan een specifiek project kunnen worden toegerekend (denk aan materialen, arbeidskosten van projectmedewerkers, etc.), zijn algemene kosten indirect van aard. Ze betreffen de kosten die nodig zijn om de bedrijfsvoering in zijn geheel te ondersteunen, onafhankelijk van individuele projecten. Deze kosten worden vaak als een percentage van de totale directe kosten berekend, meestal variërend van 5% tot 6%, al kan dit afhankelijk van diverse factoren aanzienlijk afwijken.

Laten we eens dieper ingaan op de belangrijkste componenten van algemene kosten:

• Kantoorkosten: Dit is een brede categorie die een scala aan uitgaven omvat. Denk hierbij aan de huur van kantoorruimte, de kosten van energie (gas, licht, water), communicatie (telefoon, internet, mobiele abonnementen), kantoorartikelen en natuurlijk verzekeringen voor het pand en de inventaris. Hoe groter het kantoor en hoe luxer de uitrusting, hoe hoger deze kosten zullen uitvallen.

• Salarissen ondersteunend personeel: Een essentieel onderdeel van de algemene kosten zijn de salarissen van medewerkers die niet direct aan projecten werken, maar wel cruciaal zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Dit omvat bijvoorbeeld administratief personeel, boekhouders, en medewerkers die zich bezighouden met IT-ondersteuning of facility management. Hun inzet is onmisbaar, maar kan niet specifiek aan een project worden gekoppeld.

• Bedrijfswagens: De kosten van bedrijfswagens, inclusief brandstof, onderhoud, verzekering en afschrijving, vallen eveneens onder de algemene kosten. Deze kosten worden vaak gedeeld over alle projecten, en zijn dus indirect gerelateerd aan elk individueel project.

De bepalende factoren:

Het percentage dat wordt toegevoegd voor algemene kosten is geen vaststaand getal. Het is afhankelijk van verschillende factoren, waaronder:

• Grootte van het bedrijf: Grotere bedrijven hebben vaak hogere algemene kosten per project.
• Complexiteit van de projecten: Complexe projecten vereisen vaak meer ondersteuning, wat leidt tot hogere algemene kosten.
• Type bedrijf: Een consultancybureau zal bijvoorbeeld andere algemene kosten hebben dan een bouwbedrijf.

Conclusie:

Algemene kosten, hoewel indirect, zijn van cruciaal belang voor een realistische projectbegroting. Ze vertegenwoordigen de onzichtbare, maar essentiële ruggengraat van de bedrijfsvoering. Door deze kosten nauwkeurig te schatten en te budgetteren, wordt het risico op financiële verrassingen geminimaliseerd, en wordt een gezonde winstmarge gegarandeerd. Het is dus belangrijk om niet alleen de directe kosten, maar ook de algemene kosten zorgvuldig te analyseren en te berekenen, om een volledig en betrouwbaar beeld van de totale projectkosten te krijgen.