Hoe lang mag je een kopie ID bewaren?

Bewaartermijn kopieën identiteitsbewijzen werknemers

Als werkgever ben je verplicht om kopieën van identiteitsbewijzen van je werknemers te bewaren. Deze kopieën dienen als bewijs van de identiteit van je werknemers en zijn onder meer nodig voor het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en voor controles door instanties zoals de Arbeidsinspectie.

Wettelijke bewaartermijn

De wettelijke bewaartermijn voor kopieën van identiteitsbewijzen is niet expliciet vastgelegd. Echter, wordt een bewaartermijn van vijf jaar na uitdiensttreding van de werknemer als redelijk beschouwd. Deze termijn is afgestemd op de verjaringstermijn voor eventuele vorderingen die werknemers tegen de werkgever kunnen instellen.

Bewaartermijn van vijf jaar

Een bewaartermijn van vijf jaar na uitdiensttreding is om de volgende redenen aan te raden:

• Eventuele controles: Instanties zoals de Arbeidsinspectie kunnen tot vijf jaar na uitdiensttreding van een werknemer controles uitvoeren. Kopieën van identiteitsbewijzen dienen dan als bewijs dat de werknemer rechtmatig in Nederland verbleef en werkte.
• Geschillen: Werknemers kunnen tot vijf jaar na hun uitdiensttreding geschillen met hun voormalige werkgever aanhangig maken. De kopieën van identiteitsbewijzen kunnen dan als bewijsstukken dienen.
• Bewijslast: De werkgever heeft de bewijslast om aan te tonen dat de werknemer rechtmatig in Nederland verbleef en werkte. Het bewaren van kopieën van identiteitsbewijzen gedurende de wettelijke verjaringstermijn van vijf jaar kan deze bewijslast vereenvoudigen.

Bewaarmethode

Kopieën van identiteitsbewijzen dienen op een veilige en vertrouwelijke manier te worden bewaard. Overweeg de volgende opties:

• Digitaal: In een beveiligde online opslagruimte met toegangsbeperking.
• Fysiek: In een afsluitbare kast of kluis, op een locatie die niet toegankelijk is voor onbevoegden.

Verwijderen van kopieën

Na verloop van de wettelijke bewaartermijn van vijf jaar mogen kopieën van identiteitsbewijzen worden verwijderd. Het is echter verstandig om een protocol op te stellen voor het veilig verwijderen van deze informatie, bijvoorbeeld door middel van versnipperen of digitale verwijdering.