Is een bestuurder rechtsgeldig?

Bestuurder zijn: Inschrijving KVK is niet genoeg

Veel mensen denken dat inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KVK) direct betekent dat je officieel bestuurder bent van een stichting, vereniging of besloten vennootschap (BV). Hoewel de KVK-registratie belangrijk is, is het essentieel te begrijpen dat het niet de basis vormt van je rechtspositie als bestuurder. De werkelijke sleutel tot een rechtsgeldig bestuurschap ligt in een ander, cruciaal element: het benoemingsbesluit.

De KVK-inschrijving is een formaliteit, een manier om kenbaar te maken wie de organisatie vertegenwoordigt. Het is een openbare registratie die de transparantie bevordert en derden in staat stelt te zien wie de contactpersonen zijn. Echter, het vermeld staan bij de KVK betekent niet automatisch dat je juridisch gezien ook daadwerkelijk de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van een bestuurder hebt.

De kern van de zaak ligt in de statuten van de betreffende organisatie. De statuten bepalen namelijk wie de bevoegdheid heeft om bestuurders te benoemen. Vaak is dit de algemene vergadering (bij een vereniging of BV), maar de statuten kunnen ook een andere instantie aanwijzen, zoals bijvoorbeeld een raad van toezicht.

Het Benodigd Benoemingsbesluit

Alleen een geldig benoemingsbesluit, genomen door het daartoe bevoegde orgaan, creëert de rechtspositie van bestuurder. Dit benoemingsbesluit is het moment waarop iemand officieel de verantwoordelijkheid en bevoegdheden krijgt toegewezen om de organisatie te leiden en te vertegenwoordigen.

Wat betekent dit in de praktijk?

Stel, de algemene vergadering van een vereniging heeft nog geen officieel besluit genomen om persoon X als bestuurder te benoemen, maar persoon X staat wel al ingeschreven bij de KVK als bestuurder. In dit geval is persoon X nog geen rechtsgeldige bestuurder. Hoewel hij/zij extern misschien als zodanig wordt gezien, mist hij/zij intern de bevoegdheden en kan hij/zij niet handelen namens de vereniging.

Belang van correcte procedures:

Het is dus van cruciaal belang dat de benoeming van bestuurders volgens de statuten verloopt. Dit betekent:

• Lees de statuten grondig: Weet wie bevoegd is tot benoeming.
• Organiseer een formele vergadering: Zorg voor een quorum en een rechtsgeldige stemming.
• Documenteer het besluit: Maak een notulen van de vergadering waarin de benoeming duidelijk wordt vastgelegd.
• Meld de benoeming aan de KVK: Pas de inschrijving bij de KVK aan na de benoeming.

Conclusie:

De inschrijving bij de KVK is belangrijk voor de zichtbaarheid en transparantie van een organisatie. Echter, het is het benoemingsbesluit, genomen door het daartoe bevoegde orgaan volgens de statuten, dat de basis vormt voor een rechtsgeldig bestuurschap. Zorg er dus voor dat de procedures correct gevolgd worden om onduidelijkheid en juridische problemen in de toekomst te voorkomen. Dit garandeert een solide basis voor het functioneren van het bestuur en de organisatie als geheel.