Hoe lang moet je km-registratie bijhouden?

Hoelang moet je je kilometerregistratie bewaren? En hoe helpt een rittenregistratiesysteem?

De vraag hoe lang je je kilometerregistratie moet bewaren, is voor veel mensen een bron van verwarring. Het is immers niet alleen belangrijk voor de belastingaangifte, maar kan ook relevant zijn bij andere controles of geschillen. Gelukkig is er een duidelijke wettelijke bewaarplicht die je de nodige zekerheid biedt.

De wettelijke bewaarplicht: zeven jaar

De Belastingdienst schrijft voor dat je gedurende zeven jaar alle gegevens die relevant zijn voor de belastingaangifte moet bewaren. Dit geldt dus ook voor je kilometerregistratie, ongeacht of je deze gebruikt voor zakelijke aftrekposten of juist voor de vergoeding van reiskosten aan werknemers. Dit betekent dat je vanaf het moment van het maken van de ritregistratie gedurende minimaal zeven jaar over alle benodigde gegevens moet beschikken.

Waarom zeven jaar?

De termijn van zeven jaar is niet willekeurig gekozen. De Belastingdienst heeft deze periode nodig om eventuele controles uit te voeren en mogelijke onregelmatigheden te onderzoeken. In die periode kunnen zij namelijk nog corrigerende maatregelen treffen. Het bewaren van de gegevens voor een langere periode dan zeven jaar is uiteraard toegestaan en kan in bepaalde gevallen zelfs aan te raden zijn.

De uitdaging van handmatig bijhouden:

Handmatig een kilometerregistratie bijhouden is tijdrovend, foutgevoelig en vereist een zorgvuldige archivering. Verloren bonnetjes, onleesbare aantekeningen en het risico op beschadiging van documenten zijn allemaal potentiële problemen. Dit maakt het lastig om aan de wettelijke bewaarplicht te voldoen en kan leiden tot boetes of geschillen.

De oplossing: een geautomatiseerd rittenregistratiesysteem

Een modern rittenregistratiesysteem biedt een praktische oplossing voor deze uitdagingen. Door het gebruik van apps of software wordt het bijhouden van je kilometers aanzienlijk vereenvoudigd. De systemen registreren automatisch de gereden kilometers, datum, tijd en soms zelfs de locatie. Dit zorgt voor een nauwkeurige en betrouwbare registratie.

Voordelen van een rittenregistratiesysteem:

• Automatische registratie: Bespaart tijd en moeite.
• Nauwkeurige gegevens: Minimaliseert fouten en onnauwkeurigheden.
• Veilige opslag: Beschermt je gegevens tegen verlies of beschadiging.
• Eenvoudige toegang: Je gegevens zijn altijd en overal beschikbaar.
• Voldoet aan de wettelijke bewaarplicht: Betrouwbare opslag van je gegevens voor minimaal zeven jaar.
• Eenvoudige rapportage: Overzichtelijke rapportage voor belastingaangifte of andere doeleinden.

Met een rittenregistratiesysteem ben je verzekerd van een correcte en complete kilometerregistratie die voldoet aan de wettelijke bewaarplicht. Dit geeft je gemoedsrust en beschermt je tegen mogelijke problemen met de Belastingdienst. De investering in een dergelijk systeem is vaak meer dan gerechtvaardigd gezien de tijd die het je bespaart en de zekerheid die het biedt.