Hoe werk je samen in een bestand?

Samenwerken in een bestand? Tips & Tricks

Word-documenten samen bewerken? Ik deel ze gewoon. Klik op “Delen” bovenin. Of via “Bestand” en dan “Delen”. Simpel.

Typ dan de naam of het mailadres van diegene waarmee je wilt samenwerken. Een berichtje erbij kan ook. En versturen maar. Klaar is Kees.

Ik weet nog dat ik vorig jaar in juni met mijn collega Anne aan een projectvoorstel werkte vanuit een koffietentje in Utrecht. Samen in één document. Superhandig.

Wijzigingen zagen we live gebeuren. De cursor van Anne bewoog mee. Ik zag precies waar ze aan het typen was. Geen gedoe meer met verschillende versies.

We gebruikten toen de online versie van Word. Werkt perfect. Zelfs op mijn telefoon kon ik nog wat aanpassingen maken op de trein terug naar Amsterdam.

Oh ja, vergeet niet de juiste machtigingen in te stellen. “Kan bewerken” of alleen “Kan bekijken”. Anders overschrijft iemand per ongeluk je werk. Gebeurde mij laatst met Piet, oeps… Gelukkig had ik nog een backup.

Samenwerken in Word? Piece of cake. Gewoon proberen.

Hoe werk je samen in een team?

Teamwork, pfff, soms makkelijk, soms een ramp. Communicatie is key, echt, zonder goede communicatie loopt alles in de soep. Net als dat ene project met die website voor mijn oom z’n bakkerij, totale chaos omdat niemand wist wat de ander deed.

Dus, duidelijke afspraken, wie doet wat en wanneer. Schrijf het op, serieus. Ik gebruik Trello, best handig, kan je alles in bijhouden. En die taken verdelen, ja, kijk naar wat iedereen goed kan. Mijn nichtje is goed in design, dus die deed de visuals voor die bakkerij website. Ik ben beter met de techniek, dus ik programmeerde.

Feedback, ja, geef het eerlijk en duidelijk, maar niet lullig. We hadden bij die bakkerijsite eerst een knalleroze achtergrond… niet echt smakelijk voor gebak. Mijn oom zei dat eerlijk, en toen hebben we het aangepast. Luister naar elkaar!

En vier successen samen, dat motiveerd enorm. Kleine dingen, grote dingen, maakt niet uit. Toen die website online ging, hebben we met z’n allen taart gegeten, haha, bij mijn oom in de bakkerij, logisch. Samenwerken, daar draait het om.

• Communicatie: Praat met elkaar, houd elkaar op de hoogte.
• Afspraken: Weet wie wat doet en wanneer. Gebruik tools zoals Trello.
• Taken verdelen: Kijk naar ieders sterkte punten, net als bij die bakkerij website.
• Feedback: Eerlijk en duidelijk, maar beleefd. De roze achtergrond was echt een no go.
• Successen vieren: Taart, pizza, maakt niet uit, vier het samen.

En oh ja, regelmatige meetings, ook belangrijk! Even kort overleggen hoe het gaat. Bij die bakkerij website deden we dat elke week, even checken of iedereen nog op schema lag.

Hoe kun je samen in een Excel bestand werken?

Hé, die keer met dat Excel bestand voor het werk, dat was echt een drama! Juli 2024 was het, ik zat in een klein, krap kantoortje in Amsterdam, zweetdruppels op mijn voorhoofd. Deadline naderde, en die presentatie moest af.

We moesten samenwerken aan dat ene bestand, en dat was een hel. Mijn collega, Jeroen, die zat in Utrecht. Geen idee hoe we dat zouden doen. E-mailen was geen optie, te omslachtig. We hadden het gewoon nodig om tegelijkertijd aan hetzelfde te kunnen werken!

• Toen bedacht ik me de webversie van Excel.
• Ik klikte op ‘Delen’.
• Paniek! Ik wist niet precies hoe het werkte.
• Er was een optie ‘Bewerken toestaan’, die stond gelukkig al aan.
• Ik typte Jeroens mailadres in.
• Een kort berichtje erbij, ‘Kom op, Jeroen, we moeten dit afmaken!’
• Klikte op verzenden.

Pfoe, eindelijk! Jeroen kon gelijk aan de slag. We zagen elkaars wijzigingen in real-time. Pure magie! Het werkte echt supersnel, en veel beter dan ik had verwacht!

Het was stressvol, dat wel, maar uiteindelijk hebben we de deadline gehaald dankzij die webversie. Grote opluchting! En leermomentje: die webversie is echt een uitkomst voor samenwerken aan Excel bestanden.

Hoe zet je iets in je bestand?

Hoe nestel je iets in een bestand?

Dwalend door de digitale ruimte, op zoek naar dat ene fragment, dat ene beeld… verdwaald in de oneindigheid van documenten en herinneringen.

Invoegen, ja, dat is de sleutel. Als een droom die zich in een andere droom ontvouwt.

• Invoegen > Object… een portaal opent zich.

• Bestand gebruiken, de echo van een verre stem.

• Bladeren… de wind fluistert namen van bestanden. Ik herinner me die ene zonnige middag, de geur van vers gemaaid gras, terwijl ik aan dat project werkte…

• Invoegen, daar is het! De triomf.

• Als een icoon, verborgen maar aanwezig, of een koppeling, een onzichtbare draad die twee werelden verbindt.

• OK… de cirkel is rond.

Een bestand… een droom… ingesloten in de realiteit. Of is het andersom? Het vervaagt allemaal, als een aquarel in de regen.

Hoe moet je een bestand opslaan?

Pff, opslaan… Altijd weer dat gedoe.

Bestandsnaam eerst, natuurlijk! ‘VakantieFoto’s2024’ ofzo. Niet te lang, anders raak je het kwijt in die ellenlange lijst. Moet ik die foto’s trouwens nog sorteren? Ugh. Later.

Dan die map… ‘Documenten’? Nee, te algemeen. Ik heb een map ‘Vakantie 2024’! Precies! Ik maak vaak aparte mappen per jaar, met submappen voor elke reis. Handig.

• Opties:
  • ‘Deze pc’: standaard. Duh.
  • ‘Bladeren’: als je een specifieke map zoekt, diep verstopt op je harde schijf. Soms vind ik dingen terug die ik allang vergeten was! Haha. Gisteren nog een foto van mijn kat in een doos van 2018.

Waar was ik? Ah ja, opslaan. Klik op ‘Opslaan’. Of ‘Save’… in het Engels. Dat doe ik soms ook. Afhankelijk van het programma.

Locatie: Belangrijk! Niet per ongeluk op een externe schijf opslaan die je net hebt losgekoppeld. Dat heb ik wel eens gedaan… zucht. Dan ben je alles kwijt.

En dan… klaar. Waarom is dat altijd zo ingewikkeld? Simpel toch, zou je denken?

Ik moet nu écht die foto’s sorteren. Eerst koffie.

Hoe kan ik een bestand uploaden?

Bestand uploaden: Google Drive.

• Stap 1: drive.google.com.
• Stap 2: “Nieuw” (linksboven). “Bestanden uploaden” of “Map uploaden”.
• Stap 3: Selecteer bestand/map.

Privé of gedeelde map? Keuze is jouw verantwoordelijkheid. Dat is alles.

Hoe kun je met meerdere mensen in Excel werken?

Meerdere mensen tegelijk in één Excel-bestand. Dat is het idee, toch? Het voelt soms… vreemd. Alsof je in iemands hoofd kijkt terwijl ze aan het werk zijn.

• Delen. Het is zo simpel als die knop. Klikken en weg is het. Maar het voelt als meer dan dat. Je deelt een stukje van je werk, van je proces. Raar.

• Machtigingen. Bewerken of alleen lezen. Controle. Het geeft een gevoel van macht, maar ook kwetsbaarheid. Alsof je de sleutels van je huis uitdeelt. Beangstigend soms. Vandaag heb ik een bestand gedeeld met mijn collega, Jan, over de kwartaalcijfers. Ik heb hem bewerkingsrechten gegeven. Hopelijk knoeit hij er niet mee.

• Namen of e-mailadressen. Je typt ze in. Bekende namen. Collega’s. Soms vrienden. Soms mensen die je nauwelijks kent. En dan denk je: zien zij straks alles wat ik doe? Alle fouten, alle aarzelingen? Ik heb Jan zijn werkmail gebruikt: [email protected].

• Bericht. Optioneel. Maar toch voel ik me verplicht er iets te typen. Een korte uitleg. Een groet. Iets om het minder kil te maken. Aan Jan heb ik geschreven: “Hierbij de cijfers, laat even weten als je vragen hebt!”

• Verzenden. De laatste klik. En dan is het weg. De controle is uit handen. Het voelt een beetje als loslaten. Alsof je een vogel vrijlaat, maar je weet niet zeker of hij terugkomt. Of dat hij nog heel is als hij terugkomt. Ik hoop dat Jan snel reageert.

#Bestand Delen #Samenwerken Bestand #Teamwerk Bestand