Welke woorden mogen niet in een verslag?

Woorden vermijden in verslagen: Weg met ‘Ik’, ‘Wij’ en de Directe Toon

Een helder en professioneel verslag is essentieel voor effectieve communicatie, of het nu gaat om een zakelijk rapport, een onderzoeksverslag of een samenvatting van een project. Een belangrijk aspect van de kwaliteit van een verslag is de objectiviteit ervan. Om deze objectiviteit te garanderen, is het cruciaal om bewust te zijn van de woorden die je gebruikt. Een belangrijke regel is het vermijden van persoonlijke voornaamwoorden en directe aanspreekvormen in de hoofdtekst.

Waarom ‘Ik’, ‘Wij’, ‘Jij’, ‘Je’, ‘Jullie’ en ‘U’ vermijden?

Het gebruik van de eerste en tweede persoon (‘ik’, ‘wij’, ‘jij’, ‘je’, ‘jullie’, ‘u’) introduceert subjectiviteit en een persoonlijke mening in het verslag. Het suggereert dat de conclusies gebaseerd zijn op de persoonlijke interpretatie van de auteur, in plaats van op objectieve data en feiten. Dit kan de geloofwaardigheid en de professionele uitstraling van het verslag ondermijnen.

In plaats van ‘Ik’ en ‘Wij’: Focus op de Feiten

Vermijd zinnen als “Ik ben van mening dat…” of “Wij hebben geconcludeerd dat…”. Vervang deze door objectievere formuleringen die de feiten centraal stellen. Bijvoorbeeld:

• In plaats van: “Ik analyseerde de data en concludeerde dat…”

• Gebruik: “Uit de analyse van de data blijkt dat…” of “De data tonen aan dat…”

• In plaats van: “Wij hebben de volgende stappen ondernomen…”

• Gebruik: “De volgende stappen werden ondernomen…”

Deze alternatieven leggen de nadruk op de acties en resultaten, in plaats van op de persoon of het team dat verantwoordelijk was.

Vermijd Directe Aanspreekvormen (‘Je’, ‘Jullie’, ‘U’)

Het direct aanspreken van de lezer met “je”, “jullie” of “u” maakt het verslag minder formeel en kan zelfs storend zijn. Een verslag is geen persoonlijke brief of een informeel gesprek.

• In plaats van: “U kunt in tabel 3 de resultaten zien…”

• Gebruik: “De resultaten zijn te vinden in tabel 3.”

• In plaats van: “Je moet er rekening mee houden dat…”

• Gebruik: “Er moet rekening gehouden worden met…”

Uitzonderingen op de Regel: Voorwoorden en Reflecties

Er zijn situaties waarin het gebruik van de ik-vorm wel degelijk gepast is. Dit geldt voornamelijk voor:

• Voorwoorden: In een voorwoord kan de auteur kort uitleggen wat de aanleiding was voor het verslag, wat de persoonlijke motivatie was, of wie er geholpen heeft bij de totstandkoming. Een persoonlijke noot in het voorwoord kan juist de betrokkenheid van de auteur benadrukken.
• Reflecties: Als onderdeel van het verslag gevraagd wordt om een persoonlijke reflectie op het proces, de resultaten of de geleerde lessen, dan is het vanzelfsprekend om de ik-vorm te gebruiken.

Conclusie: Objectiviteit door Woordkeuze

Een zorgvuldige woordkeuze is cruciaal voor het schrijven van een objectief en professioneel verslag. Door het vermijden van persoonlijke voornaamwoorden en directe aanspreekvormen in de hoofdtekst, kan de focus worden verlegd naar de feiten en de data. Dit verhoogt de geloofwaardigheid en de impact van het verslag. Houd de uitzonderingen in gedachten en stem je taalgebruik af op het doel en de context van het document. Een heldere en objectieve schrijfstijl draagt bij aan effectieve communicatie en een professionele uitstraling.

#Niet Toegestaan #Verboden Woorden #Vermijd Woorden